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专家礼仪课堂:佩蓉谈商务礼仪

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专家礼仪课堂:佩蓉谈商务礼仪
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世界500强风云:战败启示录

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chinese
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不认输

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chinese
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Content


第1节:推荐序:国际化的舞台上,中西合璧的礼仪原则和实践更有生命力和指导性!

第2节:推荐序:这是建立长期关系的关键

第3节:前言

第4节:Chapter 1 礼仪的基础(1)

第5节:Chapter 1 礼仪的基础(2)

第6节:Chapter 1 礼仪的基础(3)

第7节:Chapter 2 自我认识(1)

第8节:Chapter 2 自我认识(2)

第9节:Chapter 2 自我认识(3)

第10节:Chapter 2 自我认识(4)

第11节:Chapter 2 自我认识(5)

第12节:Chapter 3 个人仪表管理(1)

第13节:Chapter 3 个人仪表管理(2)

第14节:Chapter 3 个人仪表管理(3)

第15节:Chapter 3 个人仪表管理(4)

第16节:Chapter 4 第一印象管理(1)

第17节:Chapter 4 第一印象管理(2)

第18节:Chapter 4 第一印象管理(3)

第19节:Chapter 5 卓越的跟进(1)

第20节:Chapter 5 卓越的跟进(2)

第21节:Chapter 6 商务信件及电子邮件礼仪(1)

第22节:Chapter 6 商务信件及电子邮件礼仪(2)

第23节:Chapter 6 商务信件及电子邮件礼仪(3)

第24节:Chapter 6 商务信件及电子邮件礼仪(4)

第25节:Chapter 7 电话礼仪(1)

第26节:Chapter 7 电话礼仪(2)

第27节:Chapter 8 面试礼仪(1)

第28节:Chapter 8 面试礼仪(2)

第29节:Chapter 8 面试礼仪(3)

第30节:Chapter 9 办公室礼仪(1)





第1节:推荐序:国际化的舞台上,中西合璧的礼仪原则和实践更有生命力和指导性!





推荐序:国际化的舞台上,中西合璧的礼仪原则和实践更有生命力和指导性!



张亚勤2008年,有两件事情对中国人产生了深远的影响,一件是世界瞩目的北京奥运会,一件是席卷全球的金融危机。每一个中国人从中都深切地体会到原来中国离世界从未如此的近。作为一个较早走出国门的中国人,我很早就融入了这个世界大家庭的怀抱。也很荣幸在十年前加入微软这样一个强调创新与合作的世界级组织,并主持了微软中国和组建亚洲研究院的工作。世界性、服务于全球、多元化、开放性,这是微软这样一个全球性大公司保持持续发展的动力核心;我认为,这也是蒋佩蓉女士在这本商务礼仪书中所提倡的礼仪核心,在这个国际化的舞台上,中西合璧的礼仪原则和实践更有生命力和指导性。



在我看来,虽然不同的国家和地区有着不同的历史渊源、文化价值观,初始,人们交往起来会有一些文化的隔阂,但有一点是共通的,那就是相互尊重,真诚沟通,简单最美。“大音希声,大象无形”,老子的境界用在这个全球化的社会,仍然非常的适合。我始终认为合作是竞争的最高境界,和谐是人类的共通心愿。就像这次在微软的全球CEO峰会上,在我与杰克韦尔奇交谈中,他告诉我的,“不同的视野相当于100个IQ点,”也就是说,看问题如果换一种方式,会使一个人的IQ增加100个点。就像《孙子兵法》表面上是一本讲如何打仗的书,但当你读完全书时,会发现它其实是在讲如何避免战争。所以,做人做事都应有平和的心态,因为竞争最高的境界还是合作。



我还想指出,奥运精神其实和微软公司的价值观一脉相承——我们都鼓励个人放手追求极致成就,但同时我们也高度看重团队的力量,相信价值会因有效的合作而倍增。



这次的金融危机是过去五十年甚至上百年从未遇到过的,目前也很难预料这种不明朗的经济环境会持续多久,以及它对工作发展所产生的影响。但我对中国和全球的长远经济前景持乐观态度。我坚信从这次危机中我们同样可以看到许多机会。因为科技在不停地发展,生产力在提升,新的商机也会持续出现。我的建议是,企业要保持正向的现金流、打造相对的竞争力、制定创新的发展战略,还有一点很重要,企业要调整产品的服务模式,对客户不断变化的需求做出迅速的响应。企业在经济低迷的时候,并不是不能花钱,而是要改变花钱的方式。比如,客户之前的IT预算是100%,现在只有50%,希望尽可能少花钱多办事, 那么如果企业的产品服务和解决方案能满足其需求,将会是很有生命力的。总之要更有创意地调整产品的服务和模式。



我的这一观点,正好和佩蓉在这本商务礼仪书中所提到的观点不谋而合,服务创造额外的价值,给消费者以尊重,赢得你独有的竞争力。在这本书里,我还有一个惊喜的发现,就是佩蓉提到了商业骑士精神,用中世纪的骑士精神内核来指导21世纪商业战场上的人们,让它成为领导力的道德范本和职场人士的伦理原则。这让我想到了巴菲特。巴菲特不光是世人眼中的股神,客观地讲,巴菲特还是一位很有人情味儿的投资; 家。1965年,他收购了伯克希尔-哈撒韦纺织厂,其实光从投资回报的角度来说,最好的方式是将纺织厂卖掉,将所得资金投入到保险业、银行业等回报更高的产业中去,但考虑到有那么多的纺织工人靠这份工作生活,他放弃了这个想法。这正是商业骑士精神的体现。



几个月前,我受著名经济学家,台湾《远见》及《天下》杂志的创始人高希均先生之邀,以"智造创新,慧及全球"为主题,在《远见》人物论坛上发表了我的演讲。这也是我的一个志向,作为一个全球化的亲历者,我相信智慧的力量,相信文化的精华,相信中西合璧的礼仪的原则,主导着21世纪的政府、公司等各种组织中各种交往的规范。



(本文作者为微软全球资深副总裁、微软大中华区副董事长、微软中国研发集团主席)





第2节:推荐序:这是建立长期关系的关键





推荐序:这是建立长期关系的关键



时大鲲今年是中国改革开放三十年。这些年来,中国的经济、科技,是起飞的,中国制造的产品遍布世界每一个角落。奥运会刚刚落幕,接下来紧锣密鼓地预备世博会的到来,中国也成为世界瞩目的国家,在世界的舞台上,开始扮演举足轻重的角色。尤其从2008年9月份以来的“金融海啸”,影响了全世界的政治、经济和社会的各个层面。中国的庞大经济实体如何带动全中国、全亚洲甚至全世界的经济复苏,都成为了每天新闻报道的热门话题。



但是,除了经济、科技、制造各方面的卓越表现之外,中国要想从一个大国成为一个真正的强国,就要在文化方面与世界接轨并有所贡献。不同文化背景下的人有不同的常识,如何将各自的常识变为共识,这就是有效沟通的意义所在。因为很多人与人之间、公司与公司之间,甚至是国与国之间的误会就是因为缺乏文化的认同而造成的。中国如何从一个大国成为一个强国,不但需要仪文礼节,不但需要尊重谅解,更需要对于文化的差异与背景有深入的了解,这样才能进一步达成有效沟通、彼此双赢的局面。国家如此,个人更是如此。对于个人来说,我们还需要有丰富的内涵,有沟通的能力,有同步的理念,有全球的视野,有文化的体现。



这就是我所推荐的《佩蓉谈商务礼仪》这本书的特点所在。与同类书相比,这本书不但教导我们国际化礼仪的做法与实践,让读者知所为,还让大家知所以为。如此,才能有发自内心的尊重、体贴和诚恳,才是建立长期关系的关键。本书更进一步地阐述文化后面所代表的价值与心态。一个悠久文化的族群里面,一定有他的价值观与生活观。因为一个人、一个族群,甚至一个国家都有从发展背景、历史沿革而产生的思想、信仰与价值观。这些思想、信仰与价值观往往就成为外部语言和行动的推动力。所以,如何从礼仪的背后明白文化,进一步从文化的背后明白思想与信仰,这都是我们可以从本书里面学习的地方。



中国是礼仪之邦。在迈进21世纪的时候,如何能“取人之长,补己之短”是我们能够在世界的舞台上茁壮立足的先决条件。我们不能只是被动地去要求别人适应我们的背景文化,也不能只是为了取得谈判成功而妥协于别人的想法。我们应该进一步融入各种不同的思想、信仰和文化。孔子说过“礼失,求诸野”,我们从外来的思想、信仰与文化里面,可以发现在我们国家的历史长河中,可能已经有同样的思想、信仰与文化了。我衷心地盼望中国在21世纪里面不单单是制造、服务、金融、经济的强国,而且有领先的文化、和睦的社会、爱心的群体,在每个人的生活里面有信心,有盼望,有仁爱。



(本文作者为兴昂国际控股副董事长,前任摩托罗拉中国区总裁)





第3节:前言





前言



今天早上,我在听中国国际广播电台的节目时,碰巧听到了下面的一件事:一位应届大学毕业生向两位具有丰富招聘经验的银行经理请教:在如今全球性经济衰退、就业机会大幅降低的背景下,个人如何找到工作。这两位经理的回答让我差点从椅子上跳起来,是的,他们的想法和我在这本礼仪书中的观点不谋而合。他们告诉那位大学生,与以往不同,在目前经济陷入困境的大环境下,高学历和高智商已不是一个人找到好工作的关键,提高软技巧才是当务之急。接下来,两位经理开列了如何提高软技巧的清单,这些软技巧包括:个人的自我认知度、员工对企业的忠诚度、沟通能力、团队工作能力、创新能力、领导力以及坚忍不拔的毅力等。我们看到,在这份清单中,个人的自我认知度当仁不让,居于首位。对此他们的解释是:准确的自我认知度是所有软技巧能充分发挥作用的基础和关键,能在关键时刻予人方向感和自信心,从而在竞争者中脱颖而出。尤其在这样一个不确定性的时代和经济迷局中,对自己的确定认知更是个人成功的关键。



个人如此,企业更是这样,艰难时世,什么样的人才是企业最需要的人?答案非常明确:首先,他要了解自己,懂得自己的真正所需,确定自己的理性选择;其次,他要保持心平气和,充满自信地等待经济转危为安、柳暗花明的到来;最后,他要以自己的气定神闲来影响周围的同胞,并帮助他们安然渡过危机。



坦率地说,早上的这段倾听让我非常兴奋,且更加自信,我的这本商务礼仪书就是通过我个人的经历告诉大家一个世界性的礼仪原则,进一步激励你开始发现自己、认识自己和自己的力量的探索之路,一旦上路,你就有信心渡过危机,追求长期的卓越。



奥运的成功,让中国与西方的交流达到了一个新高潮。听惯了中国传统礼仪古训的人们猛然发现:在国际化的舞台上,中国人在礼仪方面要做的其实还有很多,简言之,即是我们该如何在礼仪上觅得中外的合璧与东西的平衡。中国与世界的沟通日新月异,类似中西礼仪比较的图书亦不算少,相比之下,这本书有什么不同呢?请允许我介绍如下:



本书与其他礼仪类图书最根本的不同是对动机的理解不同。出于恐惧的动机,让我们做出规避惩罚的行为;而出于实现特定理想、努力满足他人期望的动机,会使我们更有力量,从而达到超越期望,实现自我。反映在礼仪上,一种礼仪教人如何规避陋习,以免于失礼的恐惧和担心;一种礼仪教人只有获得免于恐惧的自由,拥有高度的自我认知能力,才能游刃有余地表达出内心的自信和全部的创造力。那么,这种礼仪的力量从何而来?我要告诉大家:它存在于我们内心的深处,我们不必一味追赶或效法西方,我们还要寻求发掘在我们中国的传统文化之中很多美好的品质,这些品质能使我们重新建立世界性的礼仪,正如我们之前所达到的。总而言之,我们必须重新审视自己,找到自己的特别之处,然后用这些美德来祝福别人。



本书与其他礼仪类图书的另一大不同是顺应中国社会转型的大趋势,即从工业社会向消费社会转变,从商品时代向信息时代转变,在目前全球性的经济衰退席卷中国的情况下,这种转变对于企业更是生死攸关。而在经济低迷的时局中,商业礼仪中的服务和设计已成为企业逆风飞扬的取胜之匙。正如我的朋友、微软中国总裁张亚勤先生在剖析当下的企业对策时所说:企业要调整产品的服务模式,对客户不断变化的需求做出迅速的响应。企业在经济低迷的时候,并不是不能花钱,而是要改变花钱的方式。比如,客户之前的IT预算是100%,现在只有50%,希望尽可能少花钱多办事, 那么如果企业的产品服务和解决方案能满足其需求,将会是很有生命力的。总之要更有创意地调整产品的服务和模式。



那么什么是好的礼仪的基础呢?那就是尊重别人,同时尊重和欣赏自己。比起不断去倒空一杯脏水的举动,使自己的水杯不断涌出清泉来滋养周围的人无疑更加宝贵。这本书就是要尝试用好习惯充满自己的水杯,去服务别人,而不是不断地纠正冒犯他人的坏习惯。西谚有云:福杯满溢,则世界和平。说的就是这个道理。



我鼓励我们仔细来思考中国传统文化的丰富遗产。作为一个民族,我们勤奋、刻苦、耐劳、细心、体贴、孝顺、节俭。早在欧洲人还穿着兽皮打仗时,中国人已经建立了完善的封建制度。我们的文化尊重教育和知识。我们的艺术展现了这个民族对细节的追求。作为一个民族,我们已经展现了我们能够忍受最恶劣的困难而达到一个长远的目标。这些都是我们可以用来祝福别人的独特品质,通过礼仪来满足别人的期待。在搬来中国之后,我们全家即努力超越文化冲突的表象、用批判的眼光引领我们的孩子爱上中国。我常常可以透过孩子纯净的眼睛看到中国文化和传统的积极一面。对此,我满怀期望,深信不疑。



在涉及每个具体的商业情景之前,我愿意为大家勾勒一幅礼仪的基本图画。



首先,礼仪是关于做人的道理而不是做事的?理。我认为一旦我们培养了正确的世界观和为人处世的态度,我们自然就会流露出得体的行为,因为我们的行为是与我们的态度相配合的。礼仪的关键不是如何体现出自己的高雅,而是找到最好的方式来表现你对他人的尊重、赞赏和关心。



其次,尊重他人必先尊重自我,我们尊重自己到什么地步,我们尊重他人才会到什么地步。当我们用自己的知识和能力表现出这种尊重时,这个行为才不会有任何的虚假,才会体现出彻底的真诚。因此,当我们期待中国人在世界的舞台上展现什么时,我想与其责骂街上那些吐痰的人,倒不如点亮一盏蜡烛,向他人表现出中国人真正的精致与热情,这样,世界才会因我们而开心。



最后,礼仪的终极目标不是去赢得商业合约,不是去建立互利的关系,而是为自己赢得尊重和友谊,这种尊重和友谊是超越一切的。所以,无论你是在学校、公司、媒体、社会组织或政府的环境中,我鼓励你记住这个学习礼仪的最高目的。有一个智慧的长老跟我说:“上帝创造人类不是给我们一个问题来解决,而是给我们一个礼物来打开。”按照这个说法,他一定很爱中国,因为有那么多份的礼物在中国等候打开!无论你自己处在什么样的位置,只要你用正确的眼光看世界,你就能够使这个世界更美好、更文明!





第4节:Chapter 1 礼仪的基础(1)





Chapter 1



礼仪的基础



无论对于个人还是公司而言,21世纪都是竞争激烈的商业世纪,我们靠什么竞争?除了产品、价格、营销、服务这四大常规武器之外,另一种秘密武器正被越来越多的公司和个人发现并运用着,那就是——礼仪,发自内心的礼仪,恰到好处的礼仪。这种武器如果运用得当,你或你的公司至少能获得客户的认可;这种武器如果运用自如,你或你的公司有可能成为客户心中不二的选择。对外如是,对内也是这样,在一个充满竞争的工作环境中,良好的礼仪也是保证你跑在队伍最前面的助推剂。在此,我愿与大家一起重温卡耐基说过的话:“一个人的成功,15%是靠专业知识,85%是靠人际关系和处世能力。”重温这句话的意义何在?在我看来,原因在于:所谓的“人际关系和处世能力”,其实就是礼仪的外化。



那么礼仪的实质或者关键是什么?良好的礼仪是否就意味着要知道西餐中如何使用刀叉,或者在用中餐时如何安排主宾位置?实际上,良好的礼仪并不是繁文缛节,它不会规定你什么该做或什么不该做。下面我所提出的四个建议,希望可以帮你真正把握礼仪的实质所在。



首先,也就是礼仪中的金科玉律:待人如己。



孔子曰:“己所不欲,勿施于人。”而这点恰恰是常常为人所忽略的。西方也有一句类似的话:“你们愿意人怎样待你们,你们也要怎样待人。”这被称为是人际关系的一条黄金法则,也是礼仪的基本宗旨。



我们每个人几乎都有收到既没有实用价值,也无涉个人兴趣爱好的礼物的经历。为避免浪费起见,我们要么婉言拒绝,要么转赠他人——以遵循礼尚往来的规范,并希望可入他人的法眼。每年圣诞节,美国的公司都有开Party庆祝的习惯,最普遍的庆祝方法就是同事之间相互交换礼物,可是因为有礼物限额的控制,而且买到的礼物也并非尽如人意,因此,总有上一年圣诞节被冷落的礼物辗转到今年的情况,礼物的拥有者弃之如同敝屣,希望赶快将这块烫人的山芋脱手,周而复始,已失去了交换礼物表达祝福的意义。也许,在遵循“己所不欲,勿施于人”这条金科玉律的同时,我们送给对方的礼物至少应该满足实用、不引起误解,或被称为“安全”的礼物(如一盒茶叶,或包装精美的月饼)这样一条最低要求。



然而,要将送礼当做一项艺术,就不能满足于只送“安全”的礼物的最低标准,适合的礼物——精心考虑对方的需求,以及兴趣爱好才是送礼的更高境界。你的关心和体贴经由受礼者的惊呼和喜悦而印刻在对方的心中。所谓待人如己,就是“己所不欲,勿施于人”的升级版和送礼指南。关于送礼,我在第13章还会详谈,此不赘述。



其次,在礼仪中要具备两个非常必要的素质:宽厚与敬重。



英文中“宽厚”(gracious)源于词根“恩典”,意思是给予对方原本不配得到的恩赐。比如,因要拜访一位很难约到的客人,我总是和这位客人的秘书预约时间,后来我以为自己都是这位秘书的熟客了,但实际上他总是记不住我的名字。我理解为可能他的记忆力不太好,因此并没有生气,反而和他聊天,最后我们成了很好的朋友。后来他推荐我去参加一个他老板会出席的展览会,最终,我接到了这个生意。所以,当对方冒犯你时,你以宽容来回应他,那么他可能会成为你很好的帮助者。敬重(deference)就是以人为先,不管“他人”是你的长辈、上司,还是晚辈、下属,站在他人的角度来考虑问题,将他人的需求放在首位,并将敬意付诸于行动。无论是扶住电梯的门让你的老板先进电梯,还是为一个怀里抱满文件的下属开门,都是首先考虑他人的需求、敬重他人的态度和表现。





第5节:Chapter 1 礼仪的基础(2)





第三,礼仪的三个基本态度:尊敬(respect)、体贴(consideration)和诚恳(honesty)。



一个真正纯正的关系是建立在信任的基础上的。在现代商业竞争中,有些人抱着一次性买卖的态度做生意,但如果要生意有长期的发展,显然一次性是不够的。如何将我们的客户由一次性的客户,变为满意的客户,再成为多次重复合作的客户,到最后成为我们互相促进的搭档,达成双赢、信任,那么就要培养和拥有礼仪的基本态度。



父亲海外创业的故事



当我父亲在加拿大开始做蔬果进口贸易时,他的一位来自超市连锁店的批发商病倒了,西医治不了他的病,他不得不病退回家。当我母亲得知此事后,她感觉这位客户的病状很像她以前得过的一种由中医治好的病。于是她找到那位中医,向他要来药方,每天亲自煎药给这位客户送去,并指导他服药方法,看他服完药后才放心离去。因同情他是单身汉无人照顾,当他卧床不起的时候我母亲还亲自送饭过去。一个月后,这位客户完全康复了,又到了另一家连锁店工作,并成为我们家里的常客。20年来,他一直从我父母这里批发蔬果,成了我父亲的商业合伙人和朋友,并给我父亲许多生意上的指导和帮助,如提醒他该添置哪些新货,告诉他商务经营秘诀,还将来自其他国家和地区的出口商介绍给我父亲认识。如今,他的业务范围已从台湾扩展到整个亚洲、南美及欧洲。在我父母的头脑里,没有客户、雇员,或者供应商等人为划分的界限,他们统统被我父母视之为长期的搭档、伙伴,而且父母毫不执著于短期利益。这种经商模式换来的结果是,每一个雇员,只要他通过我父母严格的能力和性格的考核标准,就成为了终身的雇员。在加拿大,债务人还款时,可以抵消10%的债款已属商业惯例,但我父母的顾客几十年如一日地每年100%偿还欠款,从不拖欠,这在商学院的案例研究教学中是闻所未闻的,也为将商业礼仪根植于心并上升到价值观水平才称得上成功的商业模式,做了一个很好的注解。尽管父母对客户的选择非常挑剔,但一旦和他们开始合作,就视之为互信互利的商业合伙人,指导他们如何更好地开展业务;逐渐地,他们成为我们的家庭朋友,因此我就有了许多的叔叔和阿姨,他们有时还向我咨询孩子的学习问题。尽管竞争者以降价为诱饵争取他们,这些客户却始终保持对我父母的忠诚。我还记得,父母开始做生意是在我刚上高中的时候,那时的规模只是温哥华农贸市场附近的一个小型蔬果店,如今,已是每年数千万美元生意往来的大型业务。我亲自见证了父母的成功故事,而他们始终如一地将商业礼仪作为生意的规范,则是他们成功的关键。



最后,需要警惕关于礼仪的四个误区:



1.误区一——“这是一套严格的条令,要求人人都去遵守,如此方能做一个‘文明’人。”



事实上,良好的礼仪是发自内心的,而不是靠外在的条令。



我父母从台湾移民到加拿大时对当地的商业环境和规则一无所知,然而,凭借对顾客、雇员、供应商发自内心的尊重,在他们的帮助和指点下,逐渐解译了这些文化暗码,克服了障碍。培养良好礼仪的关键就是正确的态度和借此生发出的虚心学习的意愿。在北京,我也亲眼看见一些农民个体户,虽然教育水平有限,生意起点很低,但是通过他们的真心诚意、辛勤劳动、谦恭有礼,也慢慢赢得了顾客认可,获得了成功。



2.误区二——“这是只为财富阶层和知识阶层设计的规矩。”



事实上,每个人,不管你是首相还是贫民,都可以变得体面而彬彬有礼。婕妮璐连锁超市成功的故事(见第18章)是从草根到精英的一个成功案例。超市的创建者和她的员工来自于河南的农村,没有受过任何正式的教育和礼仪课程培训,却以对顾客无处不在的尊重、体贴和真诚,赢得了他们的信任和忠诚。



3.误区三——“这是一个过时的传统。”





第6节:Chapter 1 礼仪的基础(3)





事实上,礼仪是每一个时代永不过时的必需品,成功人士对此体会尤深。研究表明,在世界500强的企业中,那些成功人士具备的不是高智商或高学历,相反,是高情商。良好的礼节能提高我们的情商,能提高我们在所追求的事业上的成功率。



两家法国餐厅的故事



度新婚蜜月时,我和先生准备第一个晚上奢侈一下,去一家昂贵的法国餐厅就餐。当时我们两个是刚刚大学毕业的正在热恋的孩子,对美食充满了好奇。点完菜后,侍者问我选择哪种佐餐的葡萄酒,因当时没有喝葡萄酒的经验和兴趣,我先生婉拒了侍者的请求,点了我们爱喝的汽水。侍者立即面露不悦,余下的那个晚上态度冷若冰霜。回头想想,去法国餐厅就餐不喝葡萄酒是多么“没文化”的表现,我们因此冒犯了那位侍者,但毕竟那时我们还只是两个“大”孩子。高档餐厅中,侍者能从酒品中分成,而我们对此毫无贡献,难怪他的服务态度一落千尺。不用说,那顿饭吃得很受罪,侍者的态度使得我们感觉自己是二等公民,因此也觉得钱花得不值,接下来的几天就再也不光顾那里了。



当我们纪念结婚5周年时,我在先生不知情的情况下事先订了一间海边豪华旅馆,希望给他一个惊喜。那天晚上,我们同样决定奢侈一番,准备到旅馆最昂贵的餐厅就餐,碰巧,同样是家法国餐厅。谁知刚到门口就被拦住了,因为来此就餐的男士要求穿西服,扎领带,但我先生没带领带。然而,幸运的是,领班亲切地给我们引位,借给我们一打领带供挑选,解除了我们的尴尬。正式法国大餐的着装礼仪就是我们这次就餐的意外之得。整个晚上,调酒师耐心地向我们介绍法国饮酒文化,食物与酒搭配的艺术,告诉我们如何选酒。他的热忱和耐心,以及对酒的热爱感染了我们,使得我们想了解更多有关的品酒礼仪。从聊天中他发现我们是来纪念结婚周年庆的,因此特意请来小提琴手为我们演奏一曲,让我们大为惊喜。我们度过了一个如此美妙的夜晚,之后,我们决定了解更多饮酒的知识,还因此参加了品酒的短期培训。



两家餐馆均提供了高价位、同级别的法国餐,侍者们的服务礼仪也无可挑剔。然而,第一位侍者的势利把我们隔离在法国餐以及法国葡萄酒文化之外;而第二位侍者的热情和体贴让我们喜欢上了法国饮食,成为葡萄酒爱好者。那位热心的调酒师帮助我们从热爱苏打饮料的大孩子欣然成为了沉浸在葡萄酒博大世界里的成人。



一个成功的商人通过对自己产品的热爱,以热情的服务,尽全力去培养和顾客之间的关系,一次就能把生客变成回头客。看似自相矛盾的结果就是:当一个人不再着眼于眼前利益和个人得失,而是将关注点放在他的顾客或服务对象的需求时,才能赢得对方的心,获得更大的利润。



双赢即是共赢,这是一个永不过时的法则。



4.误区四——“这是阿谀奉承的。”



如同误区三中对礼仪过时的误解一样,礼仪与阿谀奉承同样毫不相干。礼仪并不因对象的不同而有区别,它不会因为对方是王子、贵族或是乞丐、百姓而变化礼仪的成色。不可否认,在一些商店或饭店,服务人员会根据顾客的穿着、身份而变化不同的态度,对他们所认为的“有钱有权”阶层,他们会笑脸相迎,而对于他们所认为的“无钱无势”阶层,他们会满脸不屑。所谓“只敬罗衫不敬人”,在降低自己品位的同时,不知流失了多少生意。



在如今竞争激烈的商业战场上,我想不会有太多人还以上述的态度来对待周遭的人和事,因为你不知对方是否会在将来成为你的客户或贵人。这里有一个例子:几年前,有位外地的先生带着他的孩子来到北京,成为我们的邻居。他的太太刚刚去世,他一个人既要照顾家中的孩子,还要工作,家里虽然请了一个阿姨,但这个阿姨经验不足,不知如何做孩子喜欢吃的食物。当我看到这个情况之后,我带着我们家的阿姨去对方家,教对方家的阿姨如何做孩子喜欢吃的食物。一段时间之后,这位先生很不好意思,希望付我费用,但我说:“你和我都是来北京的外地人,我们彼此帮助,没有关系。”我先生还说我爱管闲事。这件事过了好几年后,碰巧我先生的公司需要找客户,而这位先生有一笔很大的生意,需要寻找一家像我先生这样公司的签约者,结果这位先生就将这笔很大的生意给了我先生。我当时帮助他的时候,完全没有想到他会在将来帮助我先生的公司,如果我当时以一种势利眼的态度来对待他,那么我想,现在我先生也不会得到这笔生意。



你确定谁是你的客人吗?我想你周围的每一个人都有可能成为你的客户或帮助者。既然如此,那么最好的方式就是没有区别地尊重和对待你周围的人。



事实上,无论阿谀奉承,还是傲慢不屑,两个极端都是与“君子”相悖的。君子不管处于社会的哪个阶层,都是优雅谦逊的,都是众所欢迎的。



本章总结



礼仪的金科玉律:待人如己。



两个必要素质:宽厚与敬重。



三个原理:尊敬、体贴和?恳。



四个误区:这是一套“文明人”应该遵守的严格条令;这是专为知识阶层和财富阶层设计的;这是一个过时的传统;这是阿谀奉承。



养成新习惯



每天找一个你平常不会注意到要尊敬的人,对他表示你的欣赏和尊重,看他的反应是什么,也看你的反应是什么。



花一整周的时间,锻炼自己对每一个为你服务的人表达称赞的能力。然后观察你所得到的服务水平是否有所提高。





第7节:Chapter 2 自我认识(1)





Chapter 2



自我认识



与一些看似正确的公众观念相反,礼仪并不是一种千人一面的价值表达或行为模式,在每个人身上,礼仪都会折射出不一样的光彩。我们以往都认为,礼仪之源,敬人即可,其实,礼仪的真正源头,在于先要敬己。你要认识自己的个性,欣赏自己的唯一,并用造物主所赐予你的独特气质来与周围的人和事互相尊敬、互相体贴、以诚相待。所以,在你迫不及待地想向大家展示你的多礼之前,不妨多花一些时间来与自己交流、与自己沟通吧!



沃尔玛的故事



中国的商学院在培养商业管理人才时通常注重理论和方法论教学,并秉着“以此类推”的逻辑思维方式,将一个企业成功的模式推广到其他企业;与之相反,西方的商学院采用案例教学模式,即从具体企业经营管理成败中总结出实践原则和经验教训。我是谁,我的工作和我的企业就带有谁的特色。成功的企业无不带着创始者的鲜明烙印,无论他人如何模仿,都无法生产出相同的产品,更无法营造出类似的企业文化。



以沃尔玛和其创始人山姆沃尔特为例。山姆沃尔特成长于美国经济大萧条时期,因此养成了生活简朴的习惯,即使后来成为世上最富有的人之一,他仍旧粗茶淡饭。他白手起家,却建成了世界上最大的折扣超市连锁企业。他一手建造的商业帝国深深留下了他的个性印记,最鲜明的就是最低价策略,以便顾客以有限的开支购买到最多的东西。山姆沃尔特在事业中重塑了自己。



在20世纪70年代早期,埃姆斯商店和沃尔玛像一对双胞胎。他们采用相同的乡村折扣零售的商业模式。实际上,山姆沃尔特最初的模式是从埃姆斯那里复制的,而后者又从前者那里学来了操作理念。唯一最大的不同是,埃姆斯在美国东北部选址,而山姆沃尔特搬到阿肯色州开店。两家公司都取得了巨大的成功,1972~1986年的股票收益报表如同复写纸上复制下来的,均扩大了十倍。但接下来的命运却有如云泥之别,埃姆斯商业帝国开始衰落、瓦解,直到不复存在;而沃尔玛却数次成为零售业中排行财富500强首位的企业。



有意思的是,这两家公司曾经面对几乎相同的外部环境,在历史的某一瞬间,几乎沿着相同的轨道前行。然而,一个轰然倒塌,一个稳健崛起。这不能归因为外部环境变化的结果。



吉姆柯林斯在他的名为《从伟大到卓越》的文章中谈到了两个几乎完全相同的企业的不同命运,在起落沉浮中,一个成就了卓越,一个见证了死亡:



“企业在成长发展过程中遇有突发事件或新挑战而遭跌撞、受打击是常有的事儿,这并不意味着企业从此难逃灭亡的命运。企业的衰败主要不是由于外界的作为或者环境的变化引起的,首先和最关键的是他们对自己做了什么。”



埃姆斯和沃尔玛的起步阶段均由具有企业家精神的创始人引导,但是山姆沃尔特接过接力棒后专注于引导企业朝内部增长方向发展,而埃姆斯举过接力棒后则大力往外部拓展。





第8节:Chapter 2 自我认识(2)





二者均抓住了乡村低价折扣策略的巨大商机,但与沃尔玛注重与此策略同步并举的组织内部有机增长不同,埃姆斯偏离了这条轨道,开始野蛮扩张。1988年,这家公司收购了著名连锁店Zayre,企图在一年之内将公司规模扩大一倍;而沃尔玛则采取先小城镇后大城市的进军线路,创造了自我辉煌。埃姆斯一夜之间变成了城市零售连锁企业,完成了自我革命——革了自己的命,走向了自我毁灭。



从山姆沃尔特的身上,我们可以总结他的成功模式,那就是:只雇佣跟自己志同道合的人,不偏离主轨,不模仿他人,不受外部环境所扰,总之,坚持做自己,相信自己是最棒的。做生意是这样,做其他事也是如此,花时间自我检视,弄明白自己是谁,个性何在,找到能调动你力量特别是激情的东西。寻找自我的过程可能伴随着痛苦和迷惑,但是成功的自我认识就像身处商业之海,在扑朔迷离之际忽然发现一个罗盘,于是,彼岸在即,柳暗花明。



性别差异



在古犹太人的经典里,心,是生命乃至一切的源头,每颗心都生发出不同的个体。如同我在本章开头所说的,我坚定地认为,如果只注重礼仪外在的行为举止,而缺乏礼仪内在的个性依托,那么轻则亦步亦趋,累不胜累;重则自我欺骗,虚伪浅薄。



一位智者曾告诉我,上帝创造我们,不是让我们终日为问题苦恼,而是要我们打开他为我们准备的礼物。假如有一副能让我们透视一切的魔力眼镜,我们首先应该打开的这份礼物,就是我们每一个自己。只有清晰地认识自己、了解自己、接受自己,才能再去尊重和体谅他人,不管他是你的商业伙伴,还是你的故旧亲朋。说起来,认识自己其实是一条漫长的求索之路、发现之旅。路漫漫其修远兮,我们应该选择何处作为我们出发的原点?答案很简单,从亚当开始,从夏娃开始,从上帝赋予我们最初的性别差异开始。以我来说,我生长在一个重男轻女的传统大家庭中,因此行为举止总表现得像个男孩,还要证明自己比男孩更优秀。然而,自己优裕的家庭背景意味着我要参加许多的晚宴和家庭聚会,每当此时,我母亲对我的要求非常严格,穿着、打扮、言谈、举止都要大方得体,一言以蔽之:要有淑女与名媛的风范。然而,私下里我的朋友多数是男性,大家经常玩一些富于挑战性的活动,不知不觉,我的思维习惯趋向男性化,带来的后果是:高中毕业到MIT开始独立生活后,我在性别的自我认同方面开始感到困惑。我记得在和学校其他工程技术专业的学生联欢时,因为大部分都是男孩,大家比赛喝啤酒,人声鼎沸,我开着粗俗的玩笑,让周围的男生震惊。后来,当我和同为校友的我的先生约会时,当他为我开门而我坚持自己开另一扇门进去时,他感到非常困惑。在与异性交往,确切说是和我先生交往的无数细节中,我俨然是女权主义的代言人,事事强硬,处处争锋,刚性有余,温柔不足。比如,一同出去吃饭时,我坚持AA制,或由自己埋单。最后,他和我进行了一次认真的谈话,真心而郑重地要求我允许他用男人的胸怀来照顾我。我这才意识到:原来我一直骄傲于自己争取性别平等的行为,却完全忽略了男女气质的差异、男女交往的艺术,其后果就是男友的男性气质完全被我压抑、无从发挥,甚至痛苦莫名。



于是,我终于理解了当初来自伊甸园的天意,接受了造物主洞察阴阳的安排。我开始用返璞归真的心态去感知自己的温柔,审视自己的端庄,这些我从前弃之如敝屣的品性就如同一泓清溪找到了自己的方向,从此涓涓流淌,生生不息。因为,这才是我的本真,我用这份本真真实而感性地与人事沟通,与世界交流。固然,如今的商业世界不乏成就斐然的女杰,大众传媒影响下的性别界限仿佛也已渐渐模糊。但我认为,正因为商业世界是如此现实甚至残酷,遵从男女天然的性别差异才显得分外重要与必然,因为,如果你连真实的自己都不了解,你靠什么来证明你的礼仪是出自天然,发于内心?





第9节:Chapter 2 自我认识(3)





以下,就是我所理解的男女差异在身份与行为上的一些表征:



绅士



当我观察绅士的表现时,发现他们大都具备如下特征:



冒险与勇气



在美国畅销书作家约翰艾尔德里奇(John Eldredge)的大作《我心狂野》(Wild At Aheart)中,提到了男人三个最本质的内心渴求:“冒险生活;战争制胜;拯救美女。”——总而言之,男人天生就有冒险基因。敢于冒险是任何进步或创新的基础,只有愿意尝试不同,希望改变现状,不畏风险,才可能开创新局面。冒险往往需要勇气,匹夫之勇不足道,蛮横之勇更不足取,那么我们需要怎样的勇气?为坚持正义不惧声名扫地,为助人脱险不顾自身安危,这就是一位绅士应当具备的勇气。哪怕身处利益至上的商业环境,这份勇气也会冷静地绽放自己的光辉。



高尚与公平



英国人威廉姆威尔伯福斯毕生献给废奴事业,是坚持原则、不求名利的典范。他甘愿忍受被误解、疏离的孤独,激流勇进,愈挫愈勇,为了黑奴的福祉而战斗终生。伟人远去,今天的商业世界,我们却仍然能看见他的背影:许多企业领导在经济衰退、经营不佳时,胸襟开阔,眼光长远,保障员工福祉,不逐一时之利,他们是真正的商业绅士。他们的善举也许当下被视为悖乱甚至愚笨,然而,历史的恢弘往往隐身于世俗的平凡中,岁月会记住他们绅士的高尚,人性的光辉。



保护弱者



男人天生比女人强壮,富于攻击性和进取心。因此应该扬长避短,聚集力量来保护弱者,而不是穷兵黩武,虚掷热血。在商业竞技场中,尤应如此。表现在:



贯彻企业公民权(CC),拿出部分利润保障企业员工中弱势群体的利益,投资改善社区环境。比如,美国塔吉特公司(www.target.com)每周都要通过捐赠和其他一些活动把收入的5%,即约300万美元回馈给当地社区,以资助社区教育、艺术创作活动,以及其他造福其客户所在社区的项目。除此之外,保护弱者还表现在:善意对待下属,推行仁治,以德服人。



淑女



还记得小时候看电影,会看到无助的公主等待她的王子来解救她,我总对这些无力保护自己,需要依赖男人的女孩心存怜悯。因此,我一直自豪于我的自立和强势,并自豪于我不是一个被华美妆服包围的物质女孩。然而,久而久之,双刃剑的另一面开始显现,我为自己的过分强硬和拒绝帮助而付出了代价——我经常感到孤独、疲惫;对弱者缺乏同情心;同性友谊演变成了竞争关系,身边没有一个亲密的女性朋友。后来,我有机会在女性职场环境中工作,让我惊奇的是,我发现一些职场女能人工作努力,不说人是非,却仍能亲切温婉,富有淑女风范。我终于认识到,做一名成功的女人并不意味着要放弃你的女性特征,而是要拥抱上天赐予的女性特质,成为自己想成为的那种女人。



要成为一个真正的女人,就要以自尊和欣赏自己的女性特征为起点。要有这样的思维框架:珍视和欣赏自己的身体,注意生理保护、头发和皮肤护养、衣着妆扮,以及言谈话语。真正的女人要有如下特征:



关系导向



女人倾向于关系导向而非成就导向,通俗地说就是女性具有天然的母性和公关的能力,那么,何不利用这温婉的天性去关怀你的同事或客户呢?将刻板的商业环境变得人性化,不再那么残酷、充满压力;以关怀评估效率,从而更好地提高效率。注重关系维护,加强团队合作和同事友情,提高团队工作的效率。为什么我们的使命如此重要?因为我们的另一半——男性,只将注意力放在任务实现和目标达成上。



寻求共识



女人倾向于群体导向,而非个人或任务导向。通俗地说就是注重成员关怀与团队建设。她们注重稳定和安全多于冒险,她们决策时寻求共识而不是自上而下的命令。这种集思广益寻求共识的决策方式可能耗费时日甚多,达成共识甚难,但民主决策的意见一旦达成,就会广受拥护,一路坦途;相比之下,自上而下的决策往往因民众没有表达意见的机会而坎坷不断。可见,女性寻求共识的性格往往是商业活动的润滑剂,关键看你如何运用。





第10节:Chapter 2 自我认识(4)





衣着合体



男人女人要共同创造和谐的两性关系。女人要自尊就要穿着合体,一个自我尊重的女人必会注重仪表、衣着得体,向爱人展现她最好的形体。当你闭目想象心目中淑女的形象,那是格蕾丝凯丽还是玛丽莲梦露?两者均是影视明星,与一国之首相恋。然而,一个成为一国之母,一个成就地下隐情;一个生下王子公主,去世后举国哀悼,被丈夫深切缅怀;一个在悲剧性的自杀中了却残生。虽均有被珍视宠爱的愿望,一个穿着得体,值得尊敬,体现尊严;一个穿着暴露,取悦大众,自我贬低。得体的衣着并不意味着奢华铺张,简朴的着装照样能带来尊严,体现优雅,展示美丽,并胜于被昂贵品牌和奢靡细节包裹。



衣着得体在商务活动中尤为重要。不合适的着装只会误导客户注意你的身体而不是你要展示的产品和服务。请女性谨记:交易达成和决策制定是基于产品和服务的优势而非性暗示。



情感社交



女人的同情心和情感交流是造物主最好的礼物。当我刚开始工作时,我尽力变得像男人一样,工作中不夹杂感情,我的技术水平不断提高,给客户留下了技术精湛的深刻印象。但同时,我也忽视了女人最本质的特征,因此在男性丛林里失去了最大的优势。让我举一个例子:当我发现周围的女同事从家带来亲手烤制的小点心,在商务午餐中与客户分享时,才注意到单纯的商业关系因为增添了友谊的维度而变得丰富。我的这位同事发掘了她客户心中的内在情感,客户视她为信任有加的朋友。除此之外,她不光帮客户解决技术难题,还分享职业建议。我发现她富有同情心的女性特征使得她不但成功完成技术任务,更为重要的是,她逐渐建立了一套绵密有效的关系网络,这成为她事业蒸蒸日上的强力助手、人脉资源。通过这个例子,我要为女性同胞送出一句忠告:不要浪费我们乐于助人的天性与款款谈心的本能,将它们注入工作中吧,再刻板的商务环境也会变得丰富多彩,充满温情。



宽宏体谅



从小到大,我受邀到各种家庭参加聚会用餐。最令人难以忘怀的就是女主人带给客人的热情、温暖和宾至如归的感觉。谈话内容并不重要,重要的是不管你说什么,总会有被鼓励和被接受的感觉。这些女主人的共同特征是:对客人具备真正的好奇和兴趣,富于同情心,不吝啬称赞和表扬,宽宏体谅,擅于将话题引导到正面、积极和共同兴趣上来。善于待客的女主人都是智慧与自信并举的淑媛,她们倾听、确认、认真提问多于自说自话。因为她们深切了解:富于亲和的话语是一项需要终生学习的艺术,它是建立友谊、赢得尊重的有力工具。



百事集团总裁因德拉努伊(Indra Nooyi),是一位印度裔女性,她是商场上谦和女性的典范。在2008年5月12日的财富论坛上,她将自己的成功归功于父亲的一句良言:无论何时,都要有正面的动机和积极看待问题的心态。



“商场上,有时人们会口不择言,此时,你可以选择误解,认为对方在贬损你;也可以选择理解:等一下,让我弄清楚他们为什么这么说,是因为受伤了、情绪低落、感到迷茫,还是不明白我让他们干什么。假如你因为不欣赏他们的反应方式而负面思维,两种负面想法就碰撞冲突了;但假如你积极思考问题,就会有这样的反应:嗨,等等,也许我的反应是不对的,对方的确已经努力了。”



她因真正做回自己而取得了成功,富有同情地帮助缓释紧张冲突和误解,促成共识和达成协议,而不是强迫别人屈服于自己的强硬个性。



提携晚辈



女人具有同情弱小的天性。在工作中,我们常常看到女性前辈像保护小鸡一样照拂新人,为她揭开工作的神秘面纱,助她事业之路一马平川,处处坦途。在这些前辈心中,视新人为未来竞争者而充满敌意和嫉妒几乎是不可能的,因为她们看到的,是当年的自己。回顾自己的职业生涯,我可谓备受前辈提携,诸如如何规划职业、平衡工作和生活,甚至穿衣打扮,同性前辈都给我诸多良性有益的建议。然而,另一方面,因为我的枉负信任,我工作中受到的最大伤害也来自她们之中的个别,她们做任何事情都带有个人偏见,不能客观地接受建设性的批评,说人是非,喋喋不休,以流言飞语为乐,凭暗箱操作上位。说实话,对此人此事,我只觉可叹可悲。但我要忠告年纪相当的女性:做亲切正直的老前辈,不做口蜜腹剑的小妇人!





第11节:Chapter 2 自我认识(5)





认识自己



自我形象是什么?它是一个人内在的信念。这个“自我形象”借着你的话语,你的穿着,你的行为以及你的朋友,自然地流露出来。古谚说:“他的心怎样思量,他的为人就是怎样。”“水里照出的是自己的脸,内心反映的是你自己。”



市面上有许多性格测试方面的图书,供你测试你的个性特点,帮你了解自己的性格类型。每个人的个性特点是不同性格类型的组合,而每种性格类型都有其优缺点。一般情况下,这些书都会教你扬长避短,我却鼓励你不但要接受自己的弱点,更要视其为个人成长的机会而去热情拥抱它。比如,缺乏耐心者不乏热情,往往能高效完成任务;不悲不喜者遇危险或紧张局面时往往能保持平静;性格内向者虽然不易接受别人,却拥有深邃的思想,遇事深思熟虑;性格外向者虽然有时活泼过了头,却能让人放松,给人力量,用乐观感染他人。



认识自己的过程就是让自己接受这样一个事实:你需要异己者来完善自己,你需要用个人的不同来求得人人的大同。这就是为什么团队比个人更有效率,更有力量。当你将自己这份礼物打开后,就有能力打开并分享别人那份自我的礼物。身处商机无限的中国,身边有那么多的商业伙伴,故旧新朋,想象一下,每天都会打开那么多礼物,每天都能欣赏不同的个性,你会多么幸运!多么高兴!



适当包装



一旦你了解了自己,就明白如何为自己量体裁衣,适当包装。适当包装非常重要。我妹妹在销售素食主义者的大豆制品时,就遇到了类似的问题。起初,因包装精美上乘,被消费者误认为高端产品,顾客不敢问津,销量不见起色。实际上,她的大豆性价比远远优于同类竞争者。明白个中原委之后,她决定走平民路线,在包装设计上洗尽铅华,尽显实用,很快,顾客蜂拥而至,销量迅速攀升,原因只有一个:人们认为同类包装下的相当产品,她的更便宜。这个例子说明:产品包装要与产品定位相适应,个人包装也要与个人定位相适应,这样,别人对你的看法才会与你真正自我定位相匹配。比如,一个动辄欢呼雀跃的人肯定不适合黑色套装,而一个内向害羞的人显然也不匹配鲜艳的衣着。这就是为什么在千篇一律的职业装面前,我们还是要选择适合自己的、能将自身气质最自然地展现于宾客之前的衣着,而不是盲目追随刻板的着装规范。下章我们将主要讨论这个话题。本章总结



人们通过工作完善和再造自我。发现自我,了解自我的追求何在,就如同打开造物主为你量身定做的礼物。



我们与众不同的基本特征在于我们的性别差异。男性倾向于冒险、任务导向、原则驱动、保护弱者。女性倾向于关系导向、寻求共识、衣着语言的自我表达、情感社交、宽宏体谅、提携晚辈。了解自己的性别特征和个性特征意味着将自己的优势最大化,同时,别忘了与弱点交朋友,充分接受自己的不完美。



外在的包装要体现个人的内在特点。



养成新习惯



将自己的优势与弱势,兴趣和热情以列表形式列出来,以此为依据,评价目前的工作是否适合你。



研究一下,什么职业能发挥你的优势,释放你的激情,让你感到幸福和满足。





第12节:Chapter 3 个人仪表管理(1)





Chapter 3



个人仪表管理



我的故事



我刚毕业时,第一份工作是在一家公司做技术销售工程师。我的女老板非常专业能干,对下属要求几近苛刻。身处一个以男性为主导的行业,她不得不竭尽全力地用工作来证明自己如何出类拔萃。因此,她也将这份苛刻带到了对手下工程师的管理细节当中,事必躬亲,一一过问。当时,我正一边学习一项新技术的操作要领,一边作为专业技术师向顾客演示这项新技术如何使用。但不管我事先准备得多充分,对产品了解得多透彻,每次向客户演示时,我的老板都会经常打断我,当众纠正我的过失。如此一来,在应答客户问询时,我渐渐失去了自信。3个月的观察期结束后,公司总部的大老板专门飞来评估我的工作表现,并将依此来决定对我是正式录用、留待观察还是辞退。我们去了客户的公司,将由我在7人组成的评估小组面前做产品演示。我紧张不安地走进了会议室,正要开始演示,却发现计算机坏了,因此不得不用了整整两个小时来修理操作系统并重装软件。而等我修理好电脑,准备演示时,已有4个客户因为不耐烦而走开了,留下的3个客户也面露不悦。毫无疑问,因为我缺乏自信,过度地紧张兮兮,这次产品演示失败了。事后,我想的只是公司的解职信会在哪一天到来。



然而,奇迹发生了。一个月后,因为部门结构调整,我被分到了另一个部门,换了新老板。他管理下属的方式和那位女老板正好相反,大胆放手,充分信任。当客户询问技术难题时,他都会说:“嗨,我只是负责销售的,我的工作就是陪客户打打高尔夫,谈谈生意,产品方面的问题,请向佩蓉咨询吧。她是麻省理工学院的高才生,是公司里最优秀的工程师。有她帮助,你们再幸运不过了。她是个天才!”在老板的鼓励下,我的自信与日俱增。老板成了我最好的粉丝和拉拉队长,他总会当着客户的面夸奖我,说他从未遇到过比我更聪明、勤奋,对产品更了如指掌的工程师。因为老板的信任和肯定,我以极大的热情和勤奋投入工作,同时,为了不辜负老板对我的期望,我主动请来总部负责设计产品升级的工程师,请他帮助改善和升级客户的产品,客户对此很满意。而我,则最终赢得了高级技术工程师的头衔。



可见,自信和自尊对我们的工作效率影响有多大。那么,自信和自尊要通过他人的认可才能获得吗?不然,须知敬人先敬己,自己都没有自信,自尊又从何而来?如何敬己?请先在你的个人仪表管理上尊重自己,因为这首先表明了我们对自己的信心和尊重态度。



贝蒂和玛丽亚的故事



我做礼仪培训时,曾经接待过这样一家公司客户。这家公司的两位前台小姐贝蒂和玛丽亚总是遭到公司来访顾客的抱怨和投诉,连带她们所属的人力资源部门的服务水平也受到质疑。因此人力资源部门请我来做诊断。客户要求我伪装成顾客,暗访接待区,以便真实评估她们的表现,指出她们的问题,提出解决办法。然而,由于一个小的失误,当我作为顾客暗访时,我的身份和此行目的已经提前暴露,她们因过分紧张而过度热情起来,但强挤的微笑和过度的热情只会让人觉得不自在。经过一番综合的考察,当人力资源部门经理询问我改进意见时,我指出关键的问题是她们的自信出了状况,因为总担心受批评,所以培养不出自信;因为总担心做错事,所以礼仪也不能发自内心。如果他们想聘请所谓的“专家”和教授来改正员工的错误,他们就找错人了。相反,我更愿意被视为她们的教练和拉拉队长,帮助她们发现自我的魅力。因为在礼仪培训中,我总是发现,养成新习惯的最大障碍就是转变态度,要从害怕失败的态度转向自我肯定、自我欣赏的态度。这时转机才会出现。



除了让她们参加我的礼仪培训课程,我还将她们介绍给我的商业伙伴——曾创办“函函形象美学”并为无数名人做造型设计的罗函函,由她负责教给她们如何打造得体的形象,帮她们在公司预算内选购合适的服装。星期一,当她们重新出现在办公室的时候,“新”的贝蒂和玛丽亚点燃了整个公司的热情。甚至有一位经理走过来问我这两位坐在前台的“港姐”是谁——贝蒂像是亲切大方的沙龙女主人,而玛丽亚则是不落俗套、专业干练的职场精英。她们衣着得体,落落大方,言为心声,从容不迫。从那一刻起,我在课堂上所教的东西都像海绵吸水一样被她们消化掉了,每个新习惯都很快培养成并用于实践。顾客开始表扬前台接待工作的专业,人力资源部门的工作效率和团队精神也大大地提高。我的这期课程还没结束,贝蒂和玛丽亚都成功地获得了晋职加薪。



通常,人们的仪表直接反映了他们的自我认同度。上大学时,每次考试我都要盛装以待,以此增加我的自信。我的逻辑是:“嗨,即使我考得不好,我看起来还算不错呢!”不得不说,我对于仪表的重视的确帮我提高了自信。因此,在商业活动中,良好的个人仪表将会带给我们相当的自信和心理优势。



个人仪表管理



在这样一个后现代的消费社会里,人们往往因面临太多的选择而无法做出最终决定,因此就显出消费品在包装上的重要性。这就如同我们在超市购物时,面对琳琅满目的商品,包装精美的会首先引起我们的注意,有了注意我们才有可能买回家试用,如果质量也同样不错,那我们就会变成它的忠实用户。所以,外在的包装,是成功商务的第一扇门,顾客先要走进这扇门,才有可能试用甚至购买产品。同样,在商务往来中,如何让你从客户的n多待选中脱颖而出,首要之务也是包装。包装是个人最直观的广告,设想一下,你很难对一个外表邋遢的男性产生好感;当然,如果一个人金玉其外,败絮其中,外表与内在不匹配,也无法与人建立长期的关系。因此,个人的仪表管理、穿着形象就是你为客户打开的第一扇门。





第13节:Chapter 3 个人仪表管理(2)





一个人的仪表管理并不仅限于他的穿着,而是经由整体的包装向潜在客户展示一个立体的自己。何谓立体?如同中医的“望闻问切”一样,我也有我的四字真言——看、闻、听、触。什么是看?看你的外表、姿势,以及身体语言,看你是否干净、卫生;什么是闻?闻你的身上有无异味;什么是听?听你的谈吐,听你的身体是否会发出不合时宜的噪音;什么是触?触摸你握手的力度,从中感知你是否表达了恰到好处的热情。



要立体地展现一个完美的自己,就要靠这四字真言来时刻检视自己。为什么强调时刻?因为,良好的生活习惯是需要时间来培养的,临时抱佛脚的做法基本无效。而良好的生活习惯一旦形成,它就会成为个人整体形象的可靠保障,你的整洁,你的大方,你由内及外所发散出的优雅气质,才能在举手投足间不经意展现,这,才是仪表管理比较高的境界。要知道,好习惯是真水无香,不易觉察;坏习惯则难掩其陋,纤毫毕现。因此,培养良好的生活习惯,注意个人卫生,是仪表管理的必修之课,关系甚巨,不可不察。为此,我列出了一个个人仪表清单,便于每天检查:



→天天刷牙



→固定的时间洗澡



→更换干净的衣服、袜子



→梳理头发



→剪指甲



→刮胡子



除此之外,还有一些行为习惯,尤其要在公共场合避免。例如,不要在人面前挖三个“孔”:鼻孔、耳朵和牙齿。在与对方交谈时,如果需要打喷嚏、擤鼻子,可以转过身去;情况严重时,最好去洗手间处理。用完洗手间,尽量将坐便器、洗漱台收拾干净,用过的纸也要丢在纸篓里,为下一个使用的人考虑。习惯一旦形成,就会自然而然地去做了。



完成以上步骤之后,就可以开始自我包装了。



自我包装



在商务往来中,个人就是公司的商标和形象代表。这个商标虽然跟产品无关,可是在与客人的沟通方面,你代表的就是公司的形象。如同上文所说,个人仪表管理是你为公司客户打开的第一扇门,管理得好,客户会愉悦地走进来体验产品;管理得不好,客户就会过门而不入。举个例子,如果一个穿着沙滩鞋的消防员来救火,你会怀疑他是否经过正规培训;或如果一个医生穿着金光闪闪的派对衣服来会诊,你会怀疑他的专业能力和职业素质。所以,在仪表管理这一章,你要学习的,就是通过恰当而职业的包装来让客户关注你的产品和服务。



依据不同的行业和场合,可以将服装分成8个级别:



→职业服装



→创意行业服装



→酒吧夜总会服装



→周末休闲装



→体育锻炼装



→户外活动装



→晚宴舞会装(Evening Wear)



→正式黑领结装(Black Tie)



个人仪表管理的最关键的一点,就是穿着要看场合。举例来说,我还记得日本旅客在游览加州海滩时的滑稽场面,他们穿着昂贵的古奇(Gucci)套装,脚蹬黑色的高跟皮鞋,小心翼翼地踩在沙滩上。与之相反,周围的我们随意地穿着T恤、短裤、凉拖,还有几个人光着脚丫子,无拘无束地享受大自然。同样地,我注意到一些在公园里陪男朋友散步的女士,也许正处于热恋期,她们希望自己是男友时刻捧在手中的甜心公主,因此她们在穿着上过于强调自己小鸟依人甚至柔弱无依的表现,说实在的,这与周围动感而明快的环境很不协调。我很怀疑——热恋期过后,她们的男朋友还会不会有同样的热情陪着她们逛公园,因为他们真正需要的是共同爱好户外运动的伴侣,而不是莲步轻移的小姐。



目前,在中国的职场中也有类似的情形发生。比如一些IT行业的工程师,因为觉得自己不用直接面对客户,因此可以不修边幅,经常穿着T恤、野营短裤和凉拖就来上班了。这种打扮会令客户怀疑自己面对的是一个户外探险爱好者,而不是客户可以倚重的、解决复杂技术问题的专业人士。也有些女士,在办公室穿着紧身衣或夸张的派对衣服,踩着高跟鞋走来走去,却没意识到这样的穿着吸引了人们过多的注意力,而让人忽略了她们的工作表现,而且穿高跟鞋带来的行动上的不便也妨碍了个人的工作效能。有时在开会时,我注意到公司的一些行政女助理,留着漂亮修长的手指甲,上面镶满了花绘和亮钻,看似潜藏,可一旦她们将文件放在桌面上时,所有人的目光都从墙上的PPT移到了桌上的花指甲,因此,开会的节奏和效率恐怕很难保证了。所以我们要谨记,工作场合职业装的穿着境界是:凭借得体的衣着塑造你的职场形象、增强你的职业素养,从而使他人更加重视你的工作、产品和服务;而不合适的着装只会误导客户注意你的身体而不是你要展示的产品和服务。





第14节:Chapter 3 个人仪表管理(3)





职场着装安全岛



当我为准备本章的写作而查阅有关工作场合衣着规范的文献资料时,浩如烟海的着装细节指南几乎将我淹没。好在工程师出身的背景,训练出了我简捷和实用的思维方式。因此,在着装方面,我更愿意给出一套简单、易操作的指导性框架和界限,这就如同划出一块职场着装的安全岛,只要你身处安全岛内,就不会有对沼泽泥淖的恐惧,就不必有如履薄冰的担心。如何着装,可由你自主发挥,自由搭配组合。但越过安全岛的界限,你的着装安全就无从保证了。在这个界限之内,你可以选择一些既能表达你的个性特点而又不失职业规范的服装。只要服装的色彩搭配协调,不会引起视觉和美感上的冲突,就不必穿得如同工作制服那样呆板。身处国际化的职场舞台,拥有跨越中西的身份背景,使得我更加欣赏在西式的穿衣风格下,增加一些中国元素。因此,在办公室里,我喜欢穿中式外衣,内搭不同设计风格的针织衫,这总能引来周围的赞誉之声。我注意到马云等知名人士,穿着剪裁得体的中式服装出现于不同场合,这使他们看起来既特别又正式。入乡随俗,既然我们身在中国,就让我们为我们的职业装加上些许中国元素吧。



→要确保所有的衣服都熨烫服帖,不要有褶皱。



→西服套装多用于诸如会见客户或工作面试等的正式场合。



→购买服装时,尽量选择一些不易折皱的布料,尤其在出差时它会发挥作用。



→要确保你所有的衣服都是整洁的,不要有弄脏、划破或者穿烂的痕迹。



→好的配饰同衣服一样重要。购买一些高档的钢笔、围巾、领带、公文包、鞋,以及低调而又高贵的珠宝。注意平时对配饰的保养和护理。



→关注职业装的质量而非数量。购买一些质量上乘、颜色百搭的西服、衬衣、裤子和裙子等职业服装,以便与其他衣服搭配,穿出品味和变化。



→质量好的衣服未必价格高得让人望尘莫及,也未必是世界大牌。注意平时对服装鉴赏力的培养和积累。



职场着装禁忌



职场着装的关键是合乎场合。下面列举的这些衣服在其他场合穿会非常棒,但不适合在办公室或商务往来中穿。



→运动服、运动鞋



→T恤



→沙滩服、户外装



→短裤



→褶皱、划破或者穿烂的衣服



→凉鞋、拖鞋、雨靴、船鞋



→鞋跟坏了的鞋子



男士着装要领



职场男士的着装要求相对简单,但并不意味着要穿千篇一律的深色西服。只要注意颜色的搭配细节,就能让你穿着得体并具个性,开展工作也会变得顺利和高效。



→棕色的鞋子配橄榄色、棕褐色或者棕色的衣服



→黑色的鞋子配黑色、蓝色或者灰色的衣服



→鞋子和腰带的颜色要相配



→袜子的颜色要与裤子而不是鞋子的颜色相配



→领带的选择和变换能充分表现你的个性



女士着装禁忌



爱美是女人的天性。小女孩时我们就梦想着穿得像公主一样,或者穿着镶满各种珠子和金属亮片的婚纱,头戴柔软的面纱当漂亮的新娘子。然而,工作场合是将注意力放在效率和生产力的地方,过于强调外表和香味会误导别人的注意力,因此,职场女士着装的关键是要体现职业性,而不是分散别人的注意力。



→化浓妆和香气扑人



→头发蓬乱或者盖住前额



→指甲油太亮或有过多图案



→染发过重,发色奇异



→湿发



→佩戴过多的珠宝首饰



→衣服领口过低



→穿无袖的衣服



→过紧或过于暴露的衣服



→职业套装暴露过多



→低腰裤、低腰裙



→短裙或者迷你裙



→短裤或者紧身裤



→过高的高跟鞋



→露趾鞋



→穿凉鞋时配连裤袜或短袜



→穿带圆形金属亮片的衣服



→穿晚宴上的衣服



三个穿衣原则



当穿衣难以选择时,记住以下三个原则:





第15节:Chapter 3 个人仪表管理(4)





宁愿太严肃也不要太随便。在商务活动中,穿着越正式越表明你对他人的敬意。相反,穿着过于随意则意味着你对他人缺乏尊重。



为你想要的工作职位而穿,而不是为你已有的工作职位而穿。一个人穿衣的选择与此人的自信度和其他人对你的认知度有关。为你想要的职位而穿,意味着你在向自己以及其他人同时发出这样一个信号:我希望表现得更好,我希望我的职业发展迈向一个新的阶梯。



当你的穿衣风格难以定位时,向你的老板靠齐。



本章总结



恰当的仪表管理能帮你为客户打开第一扇门,进而让顾客来考虑你的产品或服务。不适当的仪表管理则会封闭这扇门。



恰当的自我包装也同时提高了你的自信心,让你成为你个人和公司最好的商标。



好习惯不易觉察;坏习惯难掩其陋。



养成新习惯



每天都做好仪表管理清单上的6个提示。



思考你5年后要什么职位?那个职位上的职业典范是谁?观察并模仿他的穿着。





第16节:Chapter 4 第一印象管理(1)





Chapter 4



第一印象管理



阿曼达的故事以下事例引用自我在面试MIT本科候选人后提交给MIT的报告。为保护个人隐私,此处不提供真名。



阿曼达是我为麻省理工学院遴选中国新生时面试的一位学生。在我长期的面试经历中,我发现大部分中国学生虽然有不俗的学业表现,但在待人接物时往往显得有些拘谨局促,缺乏与人沟通的技巧。不过阿曼达显然不在此列,因为她的出色表现,整个过程,我们不像各负重任的面试双方,反似在公园里并肩散步的一对好友。阿曼达给我的印象是如此深刻,我很乐意为大家回忆这段我与她共享的愉快经历:



为准备上午10:00的面试,冒着严寒,阿曼达5:30就从天津出发坐火车到北京了。之后,经过公交、地铁的几次辗转,她在上午9:45分提前到达了约定地点。然而,几经奔波,她完全没有风尘仆仆的疲惫,在黑色长大衣和时尚女靴的映衬下,反似刚刚出浴般清新自然、精神焕发,而和我有力的握手则又暗示着在她微风般温暖的个性下充满着自信和力量。相比许多面试者的紧张与拘束,我看到的阿曼达满眼都是兴奋和激动,多少人视为畏途的MIT面试,也许在她眼中只是一次新奇的探险。



阿曼达使我想起去年面试的另一位名叫Mini的女孩,如今她已是MIT的大一新生了。她举止优雅、活力充沛,申请报告同样让人印象深刻。如果说Mini如同一位温婉雅致的大家闺秀,那么阿曼达就像一位邻家女孩,充满了天真和理想,清新可人,如沐春风。



阿曼达之所以获胜,不仅是因为她同时具备可贵的知性、天然的修养和坚韧的品质,还有那种让人感觉能成为你最好朋友的随和个性。



为准备这次面试,阿曼达带来了她的研究论文摘要,以及配有照片与文字说明的主要实践活动目录。为表明MIT是她的第一选择,她带来了从MIT网站上下载并填写完备的“MIT短期独立活动计划”和大学研究计划列表复印件,逐一向我解释她对此感兴趣的原因,还向我询问了在MIT学习生活的细节,从中可以看出她的用心和兴致。不得不说,她认真研究MIT网站,充分利用其中信息的举动给我留下了深刻的印象。



但最让人难以忘怀的,不是她的知识量和学术表现,因为这不是她独具的;她最能打动我的是她的心口如一、言行一致。她的感染力和善意的微笑能让初次见面的人感到舒适自在,她关于我个人情况的询问能让我感到她对我在MIT独特经历的关注,而不是泛泛而谈,一意奉承。更难能可贵的是,她不像其他人一样,自满于所获奖励或拼命展示自己的与众不同。



最后,在告别之前,她送给我一个她用中国手法亲手塑造的身着传统服饰的仕女雕像,这份得体的礼物形象地传达了阿曼达的个性:准确的色彩平衡感、对美的把握、对礼品细节的关注、计划性和得体的举动。我欣然接受,并非常乐意把这份礼物放在家里的显著位置。我有一种预感,终有一天,MIT会以拥有阿曼达这样的学生而自豪,并乐于向世界展示这份自豪。



阿曼达给人的第一印象如此美好和深刻,我们可以总结为以下因素:



1.得体的衣着:阿曼达身着黑色大衣,显得得体而有活力。当然,面试时穿裙子更为合适,但因为她是冲风冒雪,远道而来,所以穿着靴子、大衣是完全可以接受的。得体的衣着是给人良好的第一印象的必要条件。



2.注重细节的修饰:阿曼达卷曲的长发扎在脑后,露出光洁的前额,显得大方整洁、富有修养。



3.注意目光接触:交谈过程中,她举止得体,目光接触自然诚恳;出于对我在MIT学习生活经历的真正兴趣,而向我询问了解时,她始终目光专注、眼神如一。



4.积极健康的态度:阿曼达明显是一个性格外向的乐观主义者,因此她总是面带微笑、亲切自然。与她讨论任何话题,她都富有兴趣,乐此不疲。



5.姿势和身体语言控制:在与我谈话时,阿曼达靠在桌前,身体前倾。点头认同等身体语言表明了她对话题的强烈兴趣和对交谈方的关注与尊重。



6.保持语调控制:阿曼达的语调平静,但主次分明。



7.选择合适的用语:阿曼达的谈话看似随意,但仔细听来,却满是敬语谦辞,友好而又感性。



8.守时性:虽路途遥远,但阿曼达出发很早,提前15分钟到达约定地点。



9.灵活度:在我们确定约会地点时,阿曼达表现出了很好的环境适应度,对于我指定的时间和地点,她没有详细询问具体方向,而是自己查询确认。她将此作为显示她的资源利用能力和独立处理问题能力的一个机会。



10.自信:阿曼达是天津某著名高校的优秀学生,这是她自信的基础,但她一点也不傲慢自负。相反,在与人的接触中,她虽不乏自信,但更多的是友好。



11.最佳的自我管理水平:阿曼达不只是个好学生,她独自准备面试的所有举动,均表明她有最佳的自我管理能力。



12.高度的自我认知能力:?这个事例中,不论是她提交给我的书面总结,还是向我咨询有关申请MIT的问题,以及对我各种提问的应答,阿曼达都表现出对自我和所追求的东西有很高的认知度;整个面试过程,她表现如一,具有高度的一致性,而不是由一系列活动和兴趣随意组合在一起的一盘散沙。



13.良好的沟通技巧:阿曼达的英语如同中文一般熟练,在谈论她的能力和未来计划时,她思维敏捷,口齿清晰。



14.完美的结束:阿曼达独特的礼物为她的面试画上了一个完美的句号。这表现了她的用心和计划性:一方面,这让收礼者感到愉悦;另一方面,礼物的选择本身显示了她的天赋、技巧、用心、计划性等所有初次见面值得注意的品质。在印象管理方面,我觉得她与该领域的大师已经没有多少区别了。



15.细心的跟进:回到天津后,她立刻给我发来Email告诉我她多么高兴和我见面,这次见面对于认识真实的MIT多有帮助,以及面试后更加坚定了MIT是她的第一选择的想法。这让我有满足感,使我认为对她的面试高效且有帮助。



最后,阿曼达被录取了。当然,这不单单是因为她准备工作充分或是面试表现良好,她本身的成绩非常优秀,但充足的准备更为她的竞争力增色不少,从面试中我们可以很清楚地看出她的做事方法和风格。



好的第一印象胜过完美的外部包装。与客户初次见面,可能会成就一笔完美的交易,会是一个良好的关系的开端;但也可能是一扇大门永远地向你,或你所提供的产品和服务关闭。更为重要的是,事后对方会对你评头论足,将这种糟糕的感觉传递给公司里所有的人。这就是“病毒式营销”的概念,不管你实际的营销手段多么有力,隐藏其后的失败印象将被公司用议论纷纷的形式加工成产品,再通过类似Facebook网站的社会网络经由人口传播出去。要知道,口碑的传播效力几百倍于杂志或者电视传播。



营造好的第一印象的步骤



要保证好的第一印象,我们需要:



1.做好充足的准备工作





第17节:Chapter 4 第一印象管理(2)





在阿曼达的事例中可以看出,她有备而来。对MIT做了大量的研究工作,提问时条理清晰,重点突出,准备非常充分。我面试过众多麻省的学生,有一个学生让我印象深刻,他在来面试之前,在网上搜集了我的背景资料,对我从事过的工作以及社会经历很清楚,他使这些信息成为我们谈话的题目。最后,他被录取了。



要去和面试官做第一次接触时,可以先通过网络、新闻来了解公司及个人的背景。举个例子,如果要和一个IT公司接触,这个行业有自己的专业名词,公司也有自己的代码,例如UNIX、TC/PIP等。若你在谈话中提及这些,并且也涉及这个行业目前的现状、所面对的问题,那么在这第一次接触中,你已经前进了一大步。



举个例子,我先生的教育背景是一个航空工程师,他决定转行做IT时,对这个行业不是很了解。他第一次面试前,对IT行业,这个要面试他的公司,和这个要请新人的职业进行了一周的背景研究。这一周充足的准备使得他击败了同时竞争的150多人。



准备工作做好了之后,整个大脑都被丰富的信息塞满,这只是第一个阶段;第二个阶段就是自己的日常习惯,自信的表现与交流,这两部分综合起来,就成了极富冲击力的第一印象。



2.养成好习惯



首先,要注意上一课中有关穿着的学习,注重仪表包装;第二,一定要准时,有一个上司跟我提及:如果对方迟到,则是在偷窃自己的时间。所以迟到不仅是个不好的习惯,而且还会使对方有被冒犯的感觉。所以,一定要提前5分钟到场,深呼吸,整理自己的思路,从容地进入会面。



握手的时候有一些现象要避免:第一,有气无力的握手,对方感觉像在握着一条死鱼;第二,“功夫式”的握手,对方感觉自己的骨头要断掉。最好的方式是坚定的、面带微笑的握手,使对方感觉到你的诚恳和充沛的精力。同时,对对方的称谓一定要事先研究并准备好。



开始对话之后,要注意自己的肢体语言。要和对方有眼神交流,否则对方会觉得你有什么隐瞒;坐姿要端正,不要像骨头散架了似的;手自然地放在桌子上,或对方可以看见的地方,这些肢体语言比起嘴里说出的语言会更多地展现在对方面前。



交流、聊天的时候,常有一些礼貌用语,如“请”、“您”、“谢谢”。尤其不要打断对方的话,有时我们急于介绍自己的背景或其他信息,会打断对方,这是个极不尊重和冒犯对方的表现。



3.培养好的聊天和聆听的技巧



工作以前,我是个很内向的工程师,很惧怕和对方对话。后来我终于发现,无论你内向抑或外向,与人交流都是你必须学习的艺术与知识。我会在谈话之前准备一些话题,特别是引导性的问题,而不是单纯的是非问题。例如“度假经验”、“个人喜好”。在中国举办2008年奥运会前夕,有一个很好的引导性问题,即奥运期间你的安排,这些引导性的问题可以克服开始聊天时的尴尬。



交流和沟通是个双向的过程,不光要知道怎么讲,还要知道怎么听。有一些基本的聆听艺术和技巧是我们需要掌握的,比如回应性的聆听,即在对方说完之后,你重复对方的话,“你刚才的意思是不是说公司在面对这些挑战时应该怎么做”,这类回应会表明你在分享对方的谈话,并且也会帮助他纠正你理解上的错误。



有一些话题,一定要避免。例如,在公司面试时,要避免有关金钱的话题,不要自己提起薪水;在第一次和人交流时,不要问“你这件衣服多少钱”,“这个车子多少钱”,等等。还有,在面试时,不要涉及前公司一些负面的信息,或对其他人负面的评价。在讲笑话时,避免粗俗的笑话,避免涉及残疾、死亡等话题。



如果去对方的办公室会谈,办公室的陈设可以带来一些话题。例如,如果对方桌子上放着一些与高尔夫相关的东西,你可以问他是否很喜欢高尔夫,什么时候开始感兴趣的,等等。一般来说,如果一个人愿意将自己的喜好表现出来,那么他也喜欢和别人一起来谈论甚至分享这些。





第18节:Chapter 4 第一印象管理(3)





在聊天的过程中,可以常常称呼对方的名字。这个重复名字的过程也可以帮助我们记住对方的名字。



4.完美的结束



要以一个乐观的话题作为结束,这会给对方留下愉快的印象。比如,握住对方的手,告诉他很高兴和他认识,和他交谈非常愉快,这次谈话对你或者你的公司很有帮助等。当对方感到被欣赏时,才更愿意欣赏你,并乐观地看待你们的关系。



5.细心的跟进



第一次会面结束,并不表明第一印象的结束。在面谈结束后,可以给对方寄Email,表达你感谢对方给你这个机会等。在后面的部分,我们会更仔细地谈论如何做好“跟进”这一最后的步骤,它可以给你的第一印象画上圆满的句号。



第一印象管理清单



以下是帮你创造完美的第一印象的注意事项的清单。不管是在生命历程的哪个阶段,都要对这些注意事项保持警觉,并要不断改进,日臻完善。成功人士有一项必修之课,就是一生都不断地、时刻警觉地改进自己的第一印象,经营自我的个人品牌。



→得体的衣着



→注重细节的修饰



→注意目光接触



→面带微笑



→姿势和身体语言控制



→保持语调控制



→选择合适用词



→守时性



→灵活度



→自信



→最佳的自我管理



→高度的自我认知能力



→良好的沟通技巧



→完美的结束



→细心的跟进本章总结



良好的第一印象有助于你脱颖而出,从而打开迎接客户的第一扇门。第一印象的营造有4个步骤:



做好充足的准备工作,尽可能多地了解对方的背景。



养成良好的见面交流习惯,比如握手、打招呼、聊天、穿着和聆听的艺术。



卓越的跟进工作。



对于企业来说,如果能最大限度地给顾客提供了解信息和服务的便利,那么它就会在顾客心中形成积极的第一印象。接下来,就是要通过卓越的硬件和软件,来满足顾客的所有感官。养成新习惯



找一个朋友帮助你练习见面的4个交流艺术:



握手的力度和时机



打招呼的方式



聊天的艺术



聆听的艺术





第19节:Chapter 5 卓越的跟进(1)





Chapter 5



卓越的跟进



我的故事



当我还是MIT大一新生时,就知道麻省有一个传统,每年举办一次“国际集市节”(International Fair),留学生们按照国别布置自己的摊位,向麻省的全体学生介绍自己的国度和本国丰富的文化。从丰富多彩的文化表演中,麻省的学生领略到了世界各国的文化异同。在几个好友、老师和校国际部主任的鼓励下,我决定做这届的集市节主席,组织并协调各国留学生、不同社团、校方管理人员、学校管理器械设施用品人员之间的关系,以及咨询校法律部门和校外的舞会演出团体签订合同的有关细则,并修改集会的传统做法。因为上届的组织者现在已是居住校外、来去匆匆的大四毕业生,我面临无人可求助、无经验可借鉴的局面。因此,我只有独自做大量调查,边学边做。挖掘各种缺失的资料和信息的过程非常不易,我决定详细备份,以便我的下任在组织这个大型活动时能够轻松一些。这届的国际集市节取得了巨大的成功,我又连任了两年,并将工作经验记录在案,做成国际集市节组织者工作手册,附有表格和清单,供下任参考和使用。



十多年过去了,在一次南加利福尼亚校友聚会上,我遇到了一位刚从MIT毕业的年轻人,得知他主持了最新一次的国际集市节。当他知道我就是那份非常实用的集市节组织者工作手册编写者时,兴奋异常地告诉我那个小册子对他多有帮助,节省了他多少的时间。组织国际集市节的经验告诉我,在组织活动和工作中,要毫无保留地分享自己的经验,帮助他人。从那以后,我写下了不计其数、各种各样的工作流程手册,比如撰写公司新闻通讯手册、如何指导新助理或者工程师上路手册、如何使用会计软件手册等。因为这些实用的册子,每当大家工作碰到困难时,都有案可稽,其他人也有参考的标准。当我们一家从美国移居到北京时,我也做了一个新移民生活手册,教人如何在银行建立账户,去哪里购物,以及如何申请电话等细则。



我的这些经验对跟进有何帮助呢?好的跟进习惯要求你留意每个经验教训、每个信息的可能性暗示、每次实际接触的感觉和后续可能性,以此作为跟进和帮助他人的线索,从而建立一个良性循环、互动的人际关系。



我认为,上述关于我组织国际集市节的经历正是中国人发挥自身优势,并且在国际舞台上赢得美誉的成功跟进个案,因为中国人的特点就是细心和勤奋,而细心和勤奋正是跟进的重要前提和必备特质。我记得刚从洛杉矶移居到北京的时候,有一天和一位与我有相同经历、更早来到北京定居的朋友共进午餐,她关切地询问我如何在一个陌生的国度、城市和陌生的语言文化下生活。倾诉之下,我告诉朋友我的思乡症犯了,开始和她共同怀念那里的美食佳景,尤其想念一种叫泰辣椒番茄酱(Thai chilisauce)的调料,但在北京找不到卖处,甚至进口商品店也没有。不过,能和朋友一起沿着记忆的长廊回忆过去,已经让我备感欣慰了,有关寻找调料美食的话题也抛之脑外。谁知第二天,我家的门铃响了,这位朋友的司机送来了一瓶我日思夜想的那种料理,是她在回去的路上发现的,当即买下了最后的一瓶送给我。因为她深有体会这瓶料理对我这个正犯思乡症的人有多重要。她的善解人意深深感动了我,她的跟进也深深启发了我。



在商业场合上,我们也可以学习这种用跟进来开拓人脉的为人处世的方式。



我们全家都很喜欢带客人去“大宅门餐厅”就餐,并欣赏精彩的戏曲表演。负责帮我们订位子的李经理总会在某个特别的节日给我发短信送来祝福。因此,每次我要请客,第一个浮在脑海里的餐厅就是大宅门,因为李经理的短信常常会提醒我她的关怀和服务。这是一个很好的跟进例子。当然李经理也可以利用这种方式来仿效其他餐厅的做法,比如一天到晚发短信告知我他们餐厅特价的活动,然后让我觉得烦不胜烦。可是她用温柔的方式来祝福并跟进,在跟进的过程中,她与客户沟通的只是她的关怀,而不是她想要在你身上做生意赚钱。



什么时候做跟进的工作呢?



跟进的时机



→跟客户见面后



→面试之后



→社交活动后



→跟上司或同事有特别的交流后



→收到其他人送给你的礼物后



我的日常跟进



在认识新朋友的时候,我会讨他的名片,一方面认识和记住他的名字,另一方面用这个小小的空间记录和他聊天中所了解到的他的信息,比如他有一个12岁的女儿,她很喜欢芭蕾;他的太太在汽车公司工作;他喜欢集邮,他的生日等信息。我会将这些内容录入电脑,甚至在日历上标出这些特别日期。



跟进工作就从这里开始。在见面之后,我会给对方发一张卡片或邮件表示很高兴认识他。一般越重要的人物越需要手写的卡片。



我和父亲一样爱收藏各种东西,当然包括收集信息、收藏友谊卡、分享经验。因为我有丰富迥异的生活经历、隶?不同的社交圈和兴趣群体、居住于不同的邻里社区和地理方位跨度大的城市,因而这些相关的资源都能用来帮助他人。比如,每到一个地方,我都爱发掘新开张的餐馆、比较有趣的地方以及一些新奇的经历。如果到谁家做客尝到了好吃的,就和对方交换食谱,还会把我最喜欢的几道菜翻译成中英文对照版。迁居到北京后,我专门花了一段时间学习如何培训家里的司机和保姆,并将学习的经验编制成工作进程表,一旦有新从国外来北京定居的朋友,就可以帮他们适应现在的生活并迅速进入正轨。我热衷读书、翻杂志、听音乐、看电影,碰到好书,好的CD、DVD就习惯多买几份,送给感兴趣的朋友。每结识一位新朋友,我都能自由地和他(她)分享我的这些生活收藏,提出各种建议和帮助。在此过程中,我收获了朋友和友谊。



随时将你的生活经验、兴趣爱好记录下来。只需愿意与他人分享,它们就能在你的跟进工作中发挥功能。一旦成为一种思维方式和行为习惯,这就成了你后天的第二本性。我有一位香港的客户喜欢收藏中国古代的刺绣,在北京当地的市场闲逛时,遇到这样的东西,我就用手机拍下来,发Email给她,问她是否有兴趣购买,如若是,我就帮她买下来邮递给她。这位客户在服装行业工作,后来碰巧另一位中国大陆的客户向我打听是否认识服装行业的人,帮她生产自己设计的服装,我就将前者的信息传递给后者,与她分享我的联系人和有效的资源。





第20节:Chapter 5 卓越的跟进(2)





比如,每一次看到一段有用或有趣的文章,我会复印或在网上搜链接,转发给对这些信息会有兴趣的人。如果在跟人聊天时,提起一本书,那么回家之后,我会把这本书寄给对方,附上小卡片:“上周五我们一起聊起这本书,在此特别奉上,希望你喜欢。”这些小动作是完全没有目的的,也不是为了刻意向对方示好,而是一个很自然地保持联络的方式。但这样做的意外收获是什么呢?那就是:他常常将你的名字或所在的公司摆在他的面前。在他需要类似的人或公司合作时,会第一个想到你,因为你的这些小举动会使他觉得你很关心他。



我还记得我母亲一度只买香奈儿(Chanel)品牌的衣服,因为那家店的店员知道她不会错过每季的新款,也了解我母亲喜欢哪些经典款式,因而一有这些衣服,就马上打电话通知她。我母亲对香奈儿品牌的忠诚不但是对这个品牌的认可,实际上其他品牌如艾斯卡达(Escada)、古奇、普拉达(Prada)也同属于世界服装的顶级品牌;而她独钟于香奈儿,更是因为那位店员对顾客的个人关注。在忠诚服务于顾客的同时,也换得了顾客的忠诚关注。有趣的是,后来那位店员离开了香奈儿专卖店,转而去了艾斯卡达,我就发现母亲的衣橱里渐渐多了这个牌子的衣服。



每一个人的个性、关注点都不同,以下我会跟大家分享根据不同人的特点而发掘的一些保持联络的方式:



1.收集网站、书刊报纸上的相关文章,留意相关的图书、CD、DVD,以及其他诸如旅馆、商店、旅游、医院处方、居住城市有趣好玩之处的相关信息,以及分享你的家政资源,雇员和家人的资源。把这些资料发给喜爱的朋友,记住不要群发,要单独一对一地发送。在这个信息资讯时代,有用的资料或信息是很有价值的礼物。



2.在报纸上,看到我认识的朋友得奖或提名,我会将这则信息复印,附上恭贺卡,恭喜对方的成功。



3.小礼物。如果对方对高尔夫很感兴趣,当我看到一款很有意思的高尔夫杯子,会买下送给对方;如果对方的女儿很喜欢芭蕾舞,而我又看到一款很精美的芭蕾舞礼品,也会送给他;如果对方对收集邮票感兴趣,若有什么新出版的邮票,我也会买来送上。



4.留意顾客喜欢的商品或可能感兴趣的东西,发现有售,立即打电话给顾客。



如果你对客户的兴趣爱好、愿望需求保持持续的跟进,就会找到和他们保持交往的方式,而且许多时候,这是一种经济的方式。一旦与客户建立起连接点,保持对他的跟进,就如同在你和客户之间点燃了一盏灯,这盏灯照亮了你在客户心中的位置。就像大宅门的李经理会在一些特殊的日子里发信息给我,总能让我经常想起她一样。



如何有效地保持跟进



在如何与他人保持有效的跟进方面,有一本书给我带来很大的帮助和启发。查普曼博士(Dr.Gary Chapman)的《爱的五种语言》一书告诉我们,每个人都有一个情绪的收爱箱,负责收纳各种关爱的信息,这种信息有可能是接受礼物、被肯定的言语、同在一起的关注、服务的行动、身体的接触等。如果我们感知到对方收爱箱的特色,并依这种特色而跟进,就可以更好地增进关系。比如,我母亲收爱箱的特色是服务,而我父亲的是送礼。当有海外客户来访时,父亲总要为他们准备大量的纪念品带回家去;而母亲会关注招待客户中的每一个细节,确保宾至如归。在拜访结束,将要回国时,客户们会为父亲精心准备的纪念品惊喜和感激;即使不留意礼物的客户,也会对母亲关注细节的礼仪印象深刻。当我结识一个新客户时,我总要尽力弄明白这位客户的收爱箱的特色是什么,并用我的关怀和体贴来使对方的收爱箱常满;弄明白自己的收爱箱和对方的收爱箱的区别这一点很重要,不要想当然地将自己的收爱箱当做对方的收爱箱,否则只能抓住自己的痒处,而不知对方的痒处。



后续跟进的工作是一个最容易忽略的工作,同时也是最富潜力和建设性的长期的工作。发展个人或公司的品牌,不是一两个礼拜、一两个活动就可以做好的。美国有名的布道士穆迪有一句话给我很大的启发:“大部分的人高估他们一年内能完成多少事情,可是低估了他们三年后能做多少事情。”机会不会立刻就有,但如果你长期将自己摆在对方的面前,那么就等于你将自己排在了机会的最前面。



本章总结



卓越的跟进是一个非常有力量的长期性的秘密武器。它不但能让客户在有需要时第一个想到你而非你的竞争者,而且能使你赢得对方的忠诚。



怎样达到卓越的跟进?那就是用你的特长和细心去有节奏地表示你对对方无条件的关怀和了解。



养成新习惯



尝试采用上述方法或自己想到的新技巧来跟进新朋友,总结这次经验,作为下次跟进的良好开端。





第21节:Chapter 6 商务信件及电子邮件礼仪(1)





Chapter 6



商务信件及电子邮件礼仪



琳达的故事



在我做高级技术销售工程师的那段时间里,因为工作成绩比较显著,受到了老板的认可。为面对不断扩展的业务和持续增加的销售指标,老板要给我配备一名初级技术销售人员做我的助理,并由我来负责对这位助理的面试和培训工作。就这样,琳达被人推荐给了老板,受雇做我的助理。老板选择她的理由是她精通与顾客沟通的技巧,能与我的技术专长相得益彰。然而等她正式上岗后,一个棘手而尴尬的问题摆在我面前了:她年龄几乎大我20岁,高学历高学位的同时还获得了MBA,而我却只有工程学位;但因为我来到公司的时间比她长,又有良好的工作表现,得到了老板的信任,因此我成了她的上司,要“管理”她。只有我知道琳达对于要经常向一个工作资历比自己浅、学位比自己低的人汇报工作一直耿耿于怀,因此经常对我阳奉阴违,但对外,她却是另一番说辞,她对同事们说能在我的手下工作、亲耳聆听我的教诲是一件多么幸福的事儿。



刚开始时,我邀请她加入我们的项目团队,帮她为客户建立一些演示模型,希望在此过程中能教会她如何使用我们的产品。然而未待模型完成,她就捷足先登,独自将快要完成的模型展示给客户,在获得客户的认可并有签单意向后,马上让老板和同事知道是她在短时间内成功做成了这个买卖,而我还被蒙在鼓里。接下来,老板和同事都对她赞许有加,大家表扬她加快进度赶制了产品,获得了潜在客户的认可,刚开始工作就能很快变成“熟手”。她一边大方接受大家的表扬,告诉大家这是“团队努力”的结果,感谢大家对她的帮助;一边持续地从我的工作中邀功。



如果此时我表示不满或者摆出证据、以正视听,那会给人以小气,或者不够大度、爱嫉妒的印象,因此我保持了沉默,但是我并没有懈怠,而是经过一番深思熟虑,总结这次得来的宝贵经验,用于以后的工作实践:我开始养成使用书面商业信件来记录我的工作进程的新习惯,白纸黑字使得一切都黑白分明,哪项工作由谁来做,做了多少也一清二楚。之后,我发现她早已开始向上级管理层发动一场“颠覆运动”,试图颠倒她是我的下属的事实。实际上,她想管理我,因为她有MBA的学位,而我只有工程学位。我和她之间的沟通因为有了书面的谈话备忘录和Email通信的记录,确保了有关责任和工作范围的归属;而同样,我也将此内容拷贝给了我的老板,这些记录表明她将功劳全归自己是站不住脚的。同时,这样做也保证了有第三者清楚每个人在一个共同参与的项目中的贡献。



在工作中,我并不爱独占功劳,也一直都在无私地为团队中的其他人提供力所能及的帮助。但这件事让我学会如何在团队工作中保护自己的合法权益和劳动成果,如何明确团队合作中各自的权限和承担的责任,如何不被暗中存在的政治手段所操纵。接下来,我们仍然斗志昂扬地一起完成下面的工作,但我的书面记录微妙地告诉她我很清楚她在做什么,也不会苟同于她借政治手段完成职业生涯的跨越。一年后,她主动转到了另一个部门工作,我们友好地分手了。她的到来帮助了我,从那以后我就在工作中养成了以书面的形式与同事或客户沟通和确认的习惯,一直持续到今天。



书面沟通是商务交往、特别是日常工作中有力的交流工具。与口头的交流相比,书面沟通具有以下优点:



1.一目了然:白纸黑字能使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论,以及达成的共识一目了然,并保持跟进直至工作完成。当讨论的结果被记录下来、经详细商讨并最终写在纸上时,投机取巧的人就没有施展拳脚的空间了。





第22节:Chapter 6 商务信件及电子邮件礼仪(2)





2.书面跟进:能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则,并充当了作为每个工作项目历史档案的功能。例如:我要协调团队完成一项销售任务,时间非常有限,离规定的完成日期不远,此时准备一份书面备忘录给我的队员、主管以及合作伙伴,将使我更加清楚采取什么步骤,如何对每个人进行跟进。它促使每个人共同关注一件事、说同一种语言,以及清楚哪些已经做完,还有哪些需要做。最后,书面跟进能保证论功行赏。能确保分辨出哪些人履行了承诺,哪些人因及时完成了工作而得到肯定。



3.充当意见不和、起争端时的证明:没有人是完美的。毫无疑问,每一个工作项目都面临特殊的挑战,不管这种挑战是运筹上的还是人际关系上的。书面记录能帮人关注于事实而不是感受,或其他个性和工作风格上的差异,并以合理的方式解决意见不和以及争端。



由于科技进步,现在的文字和书面的沟通一般是通过Email进行,在一些特别正式的场合,才需要纸质文字记录。下面我们先谈商业信件的格式、内容,再讲Email的一些特色。



商业信件



所有客户往来的商业信件要在对方的名字前面加上其职务称谓,如“王博士”、“李经理”等。信件的结尾包括自己的联系方式和日期。公司内部的其他书面文档也要保持简洁扼要、通俗易读。每个公司对内部的信件交流格式有自己的一套规范,但我在这里不是要讨论“办公室备忘录”的,虽然它是员工之间最常见的书面沟通方式。我们这里要关注的是公司与外部书面沟通的方式和内容,不包括法律文件和合同。



商业信件主要分为以下几类:介绍信、推荐信、称赞信、投诉信、解决商业纠纷的信函、要求信和拒绝信等。



1.推荐信



往往是推荐一个人申请学校或工作,里面的内容要包括你和对方的关系,你认识对方的时间长短,用例子来说明他的特征,例如你要说这个人勤奋,那么举一个例子来说明这点。离职前,我总习惯请老板或与我共事的同事写一份推荐信。个人的推荐信或者提名信是赢得下次工作的有力工具。



2.称赞信



如果你满意对方的产品或服务,写一封称赞信。虽然很多人不会这么做,但这是和对方建立良性关系的开端。如果你很满意餐厅经理的服务,那么写一封称赞信给他的上司,一方面你对他职业的发展有很大的帮助,另一方面和他建立好关系,今后能继续接受他的优质服务。所以这类利己利人的信件,大家应该愿意写,常常写,因为这能带来双赢。



3.投诉信



首先,投诉信要写给这个组织的最高的领导,例如对商场的服务员有意见,将投诉信写给商场经理,而不是这个服务员的顶头上司。其次,避免用情绪化的词语,要对事不对人。在投诉信的第一段,先将事由作客观的总结,让对方明白写信的目的。之后讲一些具体的事实,例如发票号码、事情发生时间和地点。投诉信也要尽量保持对对方的鼓励性的态度,例如“我知道贵餐厅的服务很有名,我也常常是因为餐厅的服务而前来用餐,我想这个服务员的服务并不能代表整个餐厅的服务水平”等文字。投诉信最难写,可如果写的是“服务水平”,对方会比较心平气和地处理这个投诉。最后的一段是你对解决问题的建议,不要很离谱很贪心,要合理。如果对方卖给你的货,在使用一周后坏了,可以提议退货、换新的,或在规定时间内修好。最后一句话应该是鼓励性的,例如“我相信贵公司的服务是高水平的,也希望这件事情能够合理解决,今后我们还可以继续合作”。



4.解决商业纠纷的信函



因为各种原因,在我们购买完某商品后,我们常常需要和对方讨个减价,或要求赔偿、退货。在商业纠纷信中应附有购买商品的收据复印件,让对方可以在自己的文件中追溯。商业纠纷信的内容要简单明了。



5.要求信



要求信的内容包括要求对方开机票,或将某份文件寄给你等。这类信主要包括对方需要的最基本信息即可,不需其他太多文字。





第23节:Chapter 6 商务信件及电子邮件礼仪(3)





6.拒绝信



商务往来中的拒绝信是一个建立自己品牌、宣传自己的机会。要强调的重点不是对方不适合你,而是双方互相不适合。还要保持一个开放的心态,表示我们仍有兴趣与你合作,如果今后有机会,可以继续探讨合作的可能及合作方式。



电子邮件



Email,或称电子邮件,是21世纪最方便的工具,同时也是最容易给对方带来不好印象的工具。前几年,一个有名的跨国公司的总经理用Email写了一封言辞严厉的邮件给秘书,批评秘书周日来公司给自己开门时迟到(总经理周日临时请秘书开门),并且将其解雇。这位秘书也不甘示弱,将这封信转发给全公司的人,还有媒体。事情闹得很大,最后这位总经理被解雇,当然也没有其他的公司敢请这位秘书。从这件事中我们可以看到,虽然电子邮件是两个人之间的沟通,但你在写邮件的时候,也要意识到这封邮件将来是有可能被公开的。



我先生是一家知名跨国公司的主管。他跟我说他每天收到300~500封邮件。如果把每一封邮件都读完,那么他一整天上班的时间可能大部分都要花在处理这些邮件上。这表明现代的商务人士也不太清楚电子邮件的真正用途。首先,电子邮件用来处理简单的工作,比如安排时间、通知、会面后的跟进;绝对不能用来讨论合约、写建议书、与新客户沟通等。大部分重要的事情最好还是面对面谈,这样才能观察到对方的肢体语言、情绪,以及语言背后的一些有效的信息和感受。



接下来,我们来讲写邮件的过程。



第一,发邮件前需要很清楚地确定收件人、抄送人,避免没有价值地群发。如果要群发,我会把自己的邮箱写在收件人一栏,把其他人的邮箱写在密送一栏,避免有人向这些邮件地址发垃圾邮件。



第二,在发邮件前,问自己有没有必要发;内容是否准确;如果附件很大,要先通知对方,寻问是否方便接收附件(因为有人收附件不方便)。



第三,注意自己发邮件的时间,确保发信时间准确。



在内容方面,有一个最大原则——KISS:Keep It Short and Simple。即确保商务往来中的电子邮件内容简短、简单,表达清晰。



在语气方面,基本上商业电子邮件还是一个商业信件,所以语气要尽量保持正式和尊敬。



内容和格式要相符,避免写太多情感的东西。因为电子邮件没有正式信件那么正式,很多人就可以很放松地随便写写,甚至在没有思考周到前就发走,然后又后悔发得太快。



避免:



1.鬼脸:各种表情都让人觉得不够职业和成熟。



2.没有重点的抱怨之词。



3.转发很多笑话,以及大众类、宣传类的信息。



4.用邮件表达你的建议。因为对方看不到你的语气和肢体语言,所以容易产生误会。



5.跑题。宁可寄两三封简短的邮件,也不要来一封长篇大论。



发信后,给对方2~3天回信的机会。这里列出一些回信的原则:



1.要全部读完邮件后再回;避免情绪激动的时候回信。



2.回复群发邮件时,避免发给无关的人。



3.写清楚主题,并标注紧急程度。紧急程度可以有很多种:FYI——不太重要,Urgent——急件。



4.内容方面有时要避免太简单,因为对方读时会容易误解成你有不耐烦的态度。



5.是否必须以邮件回复:如果对方的内容中带有情绪,最好面对面回应。



6.最好24小时内回应,如果你很忙,最好先跟对方发个简单的邮件表明你已收到了,可是需要多一点时间来准备或处理,并且告诉对方一个时间让他有适当的期待。



7.如果你出去度假,在自动回复中最好列有其他人的联系方式。



8.如果收到群发、需要大家讨论某一问题的邮件,最好读完所有的邮件内容之后再回复,避免重复。



最后在发邮件的时候,注意避免以下问题,以免给对方带来不便:



1.过长的签名档。





第24节:Chapter 6 商务信件及电子邮件礼仪(4)





2.发无关的信件。



3.转发诅咒连锁短信。



4.忘记附件。



5.带病毒的邮件。



6.忘记察看自己的信箱容量是否已满。



7.收件人的姓名拼错。



8.个人化的信件(群发的笑话、转载大容量的PPT励志故事等的个人化信件最好发到私人信箱里)。



无论是正式的商业信件还是电子邮件,都是自己与其他人沟通的工具,所以要尽量保持尊敬对方的态度。如果在写信件和回邮件的过程中,始终保持这种态度,就会避免很多问题。本章总结



商业信件分为几类:介绍信、推荐信、称赞信、投诉信、解决商业纠纷的信函、要求信、拒绝信等。



因为电子邮件使用方便,大部分人在使用上有滥用的现象,这不仅给自己和他人带来了麻烦,也浪费了大家的时间。商务往来中的电子邮件应该当成商业信件来处理,保持简洁,也要了解它的公开性特征。



养成新习惯



找一封你需要发送或回复的商业信件,按照电子邮件礼仪,重复练习,以比较取舍。



至少找3个在Email写作上你需要新养成或改掉的习惯。这一整周,运用这3个新习惯来写每一封邮件。





第25节:Chapter 7 电话礼仪(1)





Chapter 7



电话礼仪



苹果公司的故事



美国苹果股份有限公司最近在推广一系列新型号的笔记本,作为这批笔记本的最新用户,我也在使用过程中遇到许多技术问题。苹果中国的客户服务中心无法解决这些问题,于是给了我国际客户服务中心的电话,接电话的服务人员从接手我的第一个电话开始,就把我的笔记本当成是自己的笔记本,告诉我他的联系方式和姓名,并代表我向苹果公司争取利益,最后为我换了一个新的笔记本。虽然苹果新型笔记本有一些问题,但是因为这位服务人员在电话沟通上的优秀服务,使得苹果公司在我的心目中有了很好的印象。



抽油烟机代理商的故事



相反的,我们北京的房子在装修的时候需要买一个抽油烟机,经过调研,知道美国有一个很好的牌子的抽油烟机,但我们不知道进口到中国的价格。于是打电话给中国公司的代理,对方的态度爱理不理,接电话时也不介绍自己的身份。因此,我不知道对方是不是公司的代表,甚至我以为打错了电话。当我咨询他能否介绍售价比较合理的销售点的时候,他的态度很不屑:你们买不起就不要买。通过这次电话,我们决定不一定要买有名的牌子,服务好才最重要。这个著名公司的牌子就因为这一次电话被砸掉了,不仅我们不会买,也不会向其他人推荐这家公司。



在如今竞争激烈的商业环境里,一个产品不是只有靠技术先进、质量过关就可以卖得好,借由优质的服务赢得客户的忠诚度、提升公司的品牌,才是保证公司基业长青的最大财富。产品经常会更新换代,但一个卓越公司人员的流动性要低很多,因此服务人员的服务态度和服务水平是公司持久发展的必要因素。



大部分客户对某一个公司的第一印象往往不是来自见面,而是通过电话,而接打电话人的态度和专业性、交流的技巧和用语,以及处理问题和应答咨询的结果,决定了这次商业交往的成败,所以电话常常是商业战场的排头兵。遵循以下电话礼仪规范和建议,能使你避免最基本的错误,掌握专业的技巧,走出商业成功的第一步:



座机电话使用礼仪



我们打或接每一通电话的时候,都应该认识自己的角色,那就是公司的开门人和代言者。对方很可能是第一次通过电话来接触公司,这个电话或者为公司打开了一笔新生意,或者打砸了公司的牌子。此时你代表的是公司的形象,因此要表现出友好、助益、专业的态度,快速接听,及时回应。



1.接听电话的表情。开始讲话时,脸上的微笑会带来亲切的态度表现。虽然对方看不到你的表情,但事实是你的微笑会带动积极的情绪,进而影响你的用语和语调。因此,在拿起话筒前,就要面带微笑,真实的微笑。



2.接听电话后的第一句话。你接到电话后的第一句话应该是自报家门——介绍你的公司和你自己的名字,让对方知道是谁在跟他对话。当对方打来电话时首先应该说:“感谢你给×××公司打电话,我是Rossana。请问有什么可以帮你的吗?”当你的开门话让对方感觉到自己受人欢迎和被人尊重后,接下来,就是心情愉快的交谈了。



3.电话谈话的特点。电话谈话应该简洁有效,条例清晰,目标明确,直奔主题;确保不是闲聊而浪费对方的时间;为不浪费别人的时间,最好事先打好腹稿,这样才能将谈话引导到目标达成上。



4.特殊情况的处理。在讲电话时,如果被意外事件打断,需要对方等候,先征求对方的同意,并告知等待多长时间。



5.转接电话的处理。需要转接到其他分机,需要告诉对方名字和分机号,这样万一意外挂断后,对方也可以自己重打过去。



6.讲电话时的噪音控制。讲电话时不要吃东西,同时要避免一些噪音,比如嚼口香糖、擤鼻涕、跟旁边的同事聊天等。



7.要使用敬语。记住,这是个工作电话。要选择敬语,把握语调;避免粗鲁的言辞谈吐。



8.谁是优先者呢?如果在你等待一个电话或者某人拜访时,接到了另一个电话,你首先应该向对方致歉,让对方有心理准备你们的通话随时有可能被打断;但是,如果在你接听一个电话时,事先没有等待其他电话,就应该以对方为优先,如果此时有人打断你,让他等待,直到你通话完毕。



9.挂机前的提醒。在挂机之前,如果给了对方承诺,要限定承诺兑现的时间,并且最好给自己多留一点时间,宁可提前也不要卡点兑现承诺。



10.谁先挂电话呢?打电话的一方应该先挂电话。



11.接到打错的电话时如何应对呢?如果接到一个打错的电话,你也同样应该和蔼亲切,不温不火。我还记得曾经一个客户打电话找我的同事,却误拨到我这里,起初我听不出她的声音,但还是礼貌地回答她的问题。很高兴的是,几句话后我们就认出了彼此的声音,原来我们认识。如果起初我粗鲁应对,以后见面就会感到尴尬。我们都有拨错电话的经历,因此深知被对方生硬地拒绝时,心情有多糟糕。希望不要再把这份糟糕的心情带给打错电话给你的人。



12.设置声讯留言。如果你要外出一天或者度假,就指派合适的同事帮你接听电话,去处理一些紧急的事项。并设置声讯留言,将谈话内容记录下来。



13.电话留言中的KISS原则。如果需要给对方留言,请遵循KISS原则(Keep It Short and Simple),越简短越好,但一定要留下你的名字、回电话的号码、回电话的最佳时间,以及打电话的目的。如果你接到他人的留言,最好在24小时内给对方回电话,即使不能解决对方的问题,也要让对方知道你接到了对方的留言。



移动电话使用礼仪



移动电话,俗称手机,跟固定电话的功能非常相似,但作为一种便携式电话终端,手机通话所带来的益处和损失比电话的影响还要大。不知你有没有类似的经历,在电影院或会议上,在你需要专心听讲的场所,突然周围有人在接听或讲电话,这个人可能没有意识到这一简单的行为已经给自己建立了一个坏的印象。或者你在公共等待区,旁边有人在用手机谈私事,这会让周围的人感到尴尬。



手机是一个很容易被滥用的通话工具。适当地掌握手机通话礼仪可以帮助我们和他人进行有效的联络,提高工作效率。因此要记住以下的原则:



1.控制手机铃声和音量。如果在工作场所,注意自己的彩铃,不要太可爱,也不要太大声。很多人以为手机通话时自己的声音越大,对方就能听得越清楚,但其实可以调节手机音量。如果你的声音太大,会震坏对方的耳朵。



2.不做手机的奴隶。很多人对手机的态度好像他们是手机的奴隶,随时准备被打进来的电话打断,这是一个不正确的态度。手机应该是你完美的仆人而非霸道的主人。和你面对面的人要优先于和你打电话的人。





第26节:Chapter 7 电话礼仪(2)





3.开会时,需要将手机调成振动或关掉。



4.设置自动回复短信功能。如果你需要与人面谈,但同时也在等一个很重要的电话,那么你需要先和对方打招呼,其他不重要的电话,就不要接。现在手机功能很全面,甚至可以设置一个自动回复短信功能。当你因为某些原因不能立刻接对方电话时,可以发这样的短信告知对方,这样双方都不会感到冒犯。



5.保护隐私。要讲一个隐私的事情时,需要找一个单独的地方讲,因为你周围的人不想知道你的私生活。



6.不做手机礼仪警察。比滥用手机更让人难以忍受的是充当手机礼仪警察,随便地谴责别人使用手机不礼貌,标榜自己的素质,自立道德模范,做手机纠察。极端时,甚至粗鲁地关掉别人的手机。其实,如果你要纠正对方的行为,应该做到亲切和尊重,不要惹恼和谴责对方。



7.谨慎使用手机拍照功能。科技发达的今天,许多手机都有拍照功能。然而,想给人照相,要事先经过对方的允许。在看演出、参加庆典或者商店购物时,一般不允许拍照。



固定电话和手机都是21世纪新科技带给我们的很有用的工具,给我们的生活带来很大的帮助。同时,也可能也是很厉害的武器,使用不当,会给我们带来很大的损失。这么有力量的工具,一定要适当的使用。本章总结



电话常常是商业战场的排头兵。我们接的每一通电话都可能是对方第一次经过电话来接触公司。因此要表现出友好、助益、专业,快速接听,及时回应。



因为手机能随身携带,它带来的益处和损失都比座机电话大。因此要记住:手机应该是你完美的仆人而非霸道的主人;和你面对面的人要优先于和你打电话的人。



养成新习惯



练习每次接电话时用微笑的态度先报你的名字和公司的名字。



设置手机自动短信回复功能,用你的手机准备好短信让联系你的人知道:“抱歉,现在开会中,不便接听。开完会后给你回电话(报你的名字)。”





第27节:Chapter 8 面试礼仪(1)





Chapter 8



面试礼仪



我的先生戴维的故事



我的先生戴维在麻省接受的是航空工程师的训练,成为航天员是他一直的梦想。然而,因为视力不达标,他只能遗憾地与梦想擦肩而过。毕业后,他去了国防工业部门,从事武器的研究和设计工作,但真正吸引他的仍旧是航空探索。刚工作的头三年中,在自己不喜欢的工作岗位上,他有些无所适从,而看着我在自己真正喜欢、愿意投入的技术销售和市场营销工作领域得心应手,他决定转行。经过一系列的职业测试和深刻的自我认识,他认为自己更适合软件工程领域。然而,他没有此领域的任何教育和工作背景,这使得转行几乎变得不可能。为此,他决定在软件工程领域获得一个学位再去转行。在攻读学位的同时,他向一些猎头公司提交简历,描述他对软件领域的兴趣所在;当然,他并不真正期望能接到什么电话,毕竟离毕业还有两年呢。然而,在启动硕士毕业设计后的一个月,他接到了一家猎头公司的电话,邀请他到一家知名的、领袖级的IT公司面试。他们需要一个技术销售工程师,这个人必须拥有软件系统的专业教育背景,同时还须具备软件领域2~3年的工作经验,这一公开招聘的职位几乎就是戴维梦寐以求的,但也是其他150多人梦想得到的,竞争之激烈可想而知。虽然看似希望渺茫,但戴维还是以志在必得的心态,全身心投入面试的准备。在为期一周的准备时间里,他几乎浏览了所有有关这家公司见诸媒体的报道;遍访了周边所有对该公司有所了解的人。他不但研究招聘部门的产品与销售状况,还找来竞争对手的产品进行对比分析,以获得前者的制胜奥妙。他还了解到招聘部门对于公司的战略重要性、未来的研究计划,以及研制新设备应对目前之需的必要性。一周后,当他步伐稳健地走入面试现场时,他已对所有的技术术语了然于胸,诸如TC/PIP是什么的缩写,以太网络(Ethernet)和UNIX操作系统的具体含义是什么等。除此之外,经过七天的详细调研,他还有许多问题要向面试者咨询,借此展示他对技术要素的了解程度、此技术的重要性和市场地位、在成为市场领袖的激烈角逐中的关键问题,以及公司的制胜法宝。起初,面试者是因为戴维的麻省教育背景而将他纳入初试者名单的;然而,这次面试后,一方面戴维的精心准备给他留下了深刻的印象;另一方面,他在交谈中表现出来的人际沟通技巧,在咨询问题中表现出来的对技术知识的掌握度和深刻见解,以及他和此部门南加州团队其他成员在各个方面的匹配度,让他成为了此岗位的不二人选。戴维深知南加州团队人员配备上的薄弱环节,也能证明自己就是那个补强薄弱环节、使团队圆满的人。经过前面3~4轮的面试,他和南加州团队的每一个成员都进行了面谈,最后他被挑选为候选人,和其他几个候选人一起到公司总部接受高层领导的最后面试。同样,在这之前,他对这些高层领导又精心调研一番,以此赢得他们的深刻印象,证明自己就是最合适的人选。在面试的每个阶段,他都像对待一个新成立的公司那样从头准备,从新开始,给每个面试者都留下了耳目一新的印象,他以舍我其谁的姿态来准备所有阶段的面试。最终,他击败了所有那些教育背景更合适、在此领域工作经验更丰富的面试者,赢得了这个职位,这既在意料之外,也属意料之中——因为他认真对待、精心准备每一次面试,认为这是他能否成功进入一个新行业、新领域的关键要素。他在IT行业的职业生涯有了一个精彩的开场,他再也没有回去完成软件工程专业的硕士学位论文,沿着这条精心设计的自强之路,他获得了非常大的商业成功和幸福人生。



工作面试就如同和异性的首次约会,双方都在掂量对方是否是合适之选,是否有发展长期关系的可能。你希望把自己最好的一面展现给对方,同时你也从对方给你的第一印象中了解他是否就是你的Mr. Right。



我喜欢用“双行道”的比喻来描述面试,不仅是你被公司挑选,同时也是你挑选公司。因此,下面我就从作为被面试者和作为面试者两个角度,结合我的先生戴维工作面试中的成功经验,以及我长期作为面试官的经验,来谈一下面试中的重点。



作为被面试者



1.认识公司的准备工作



当你要去相亲的时候,你要做一些准备工作,比如会去了解对方的家庭背景、教育背景,看是不是门当户对。类似的,我们找工作的时候,也应该先对有意向的公司做一番调查了解,考虑这个地方是不是值得我投资时间来发展自己,这个过程就是一个相匹配(good match)的准备工作。



大部分的公司都会把自己的使命写出来,这个普通的使命陈述是经过多次的讨论润色之后完成的,从这些简短的表述中,你可以了解公司所属的行业及行业地位、创业者的理念、公司文化等。这是认识公司的第一步。戴维是如何迈出第一步的呢?他了解到这个技术销售工程师岗位所使用的技术是由MIT发明的。于是他回到MIT阅读大量的相关技术资料,了解该行业专家对此技术的分析,以判断这项技术是前途远大,或只是流行一时。经过详细的研究,他认为只要具备合适的要素,此技术就有长远的前景。接着,他又了解到了公司制订和发展这些要素的计划,并向公司展示他不但了解公司的发展重点和未来前景,并且有信心与部门其他人协力互助,共同完成各种短期和长期目标。戴维还了解到公司的IT业务倚重于另一项印刷业务,因此他向面试者展现了他长期服务于软件销售部门的决定和承诺,以使对方明白他不会以此为跳板,到更赚钱的印刷部门去工作。



第二步的调查是找曾经在这个公司工作过的人,从他们那里了解公司的文化和价值观,以及更多的事实。我记得我妹妹法律专业毕业后,需要找实习的律师楼,每一个律师楼都会在自己的网站或手册上注明对女同事的私人时间的尊重,但她通过私人渠道,从律师楼内部了解到事实并不全是这样。这两方面的了解可以节省她很多时间,使她把时间和精力投向真正适合自己的公司。除此之外,还要了解公司最近的动态新闻。例如,如果你准备同时参加微软和谷歌的面试,但你刚听说李开复准备离开微软去谷歌,那么你是否会因为这个消息而重新考量你的选择?我替麻省理工学院作留学生面试的工作已经十多年了,有的面试者会通过网络了解我这个面试官的背景信息。当某位参加面试的学生想对我的个人背景多做了解时,我知道他对这次面试做了一些准备,与那些对麻省及面试官不了解的人相比,他就有了很大优势。



戴维对这个第二步同样非常重视,他找到了在面试公司工作的他的大学同学,询问他们对此公司的感觉和意见。他凭借对此公司的优势和缺陷的深刻了解,以及通过向面试者提问公司未来弥补这些缺陷的措施何在,成为了他赢得面试者重视的关键因素。他在面试过程中自我展现的方式和应对提问的举措,都向对方证明他在价值观、解决问题的方式以及文化背景上都与对方相符。这些相符的因素弥补了他缺少此行业工作经验的缺陷,因为对方知道如果一个人有学习的能力和强大动机,他就能很快地掌握一门新的技术和相关信息。



认识公司第三步,了解对方公司到底在找什么样的员工。戴维深知其他竞争者通常会犯的一个致命错误,就是要么偏重展示自己的技术优势,要么侧重于人际沟通技巧优势,却往往无法在这两者间取得平衡。而戴维展示给面试者的则是一个既有专业技术知识、又善于处理人际关系,还拥有高超沟通技巧的难得的综合型人才,这才是公司真正需要的Mr. Right。





第28节:Chapter 8 面试礼仪(2)





2.认识自己的准备工作



我还记得儿子说过的他之所以不早交女朋友的原因——因为他自己还不了解自己,所以也不知道自己要找个什么样的女孩。同样,如果你不了解自己,只是单单为了挣更多钱而来到这个公司,那你会干得很不开心。所以在面试前,不妨先扪心自问——你真的认识你自己吗?你有什么样的个性?你比较喜欢独立工作还是团队工作?你是一个很需要成就感的人吗?你是一个常常需要换新的工作,还是喜欢把自己已经熟悉的工作做得井井有条的人?你喜欢一个什么样的老板,是一个给员工很多自由发挥空间的,还是事无巨细型的?你的优点和缺点是什么?在认识自己这方面,戴维心得尤深,在结束国防行业不愉快的职业经历之后,他通过一些职业技能、人格和兴趣方面的测试,弄明白了自己适合什么样的职业,同时他还有一个近水楼台的优势:就是我——他的妻子在软件领域多年的从业资历,正是通过对我所在的行业和所从事的工作的观察和进一步的了解,他得出了一个结论:他一定能在IT行业里枝繁叶茂,如鱼得水。这就是为什么当机会来临时,他能抓住机会,奋力一搏,志在必得的原因,因为他深知这就是自己想要的。



3.面试当天的准备



首先,是你的个人形象管理,穿着要端庄,尤其注意你随身的配件要与穿着的职业性和品质一致。其次,注意时间管理,最好提前5~10分钟入场,深呼吸,平静自己的心情,从容走进面试场。再次,在面试中,要注意第一印象管理,要精心设计并控制口头语言和肢体语言的使用。谈话时,重心应该放在你对公司的兴趣和了解上,让对方感觉到你是有备而来;当你做了充分的准备工作,并且把重点放在帮助对方找一个相匹配的人时,这个比你把关注点放在我可不可以被录取上面要好得多。戴维对面试细节非常重视,不但衣着合体,诸如公文包、钢笔和笔记本等配件的挑选也颇费心思。他深知自己要应聘的这份工作每天都要面对客户,他的形象必须专业,因此,在面试的形象打理上,戴维尽量以专家和内行的标准装备自己。事后他得到的评价是:刚走进面试现场,还未开口说话,已是先声夺人,给人留下了非常专业的印象。



作为面试官



在工作中,我们也需要面试别人来挑选与你一同工作的同事。从大学到现在,我积累了很多这些方面的经验,因为自己经营过两三个公司,面试的对象从基层的秘书文员,到比较高等的技术主管,不一而足。我发现所有的面试过程都有一些共同点:



1.认识你的角色



不管对方是否适合你的公司,首先你的角色是公司的形象大使,你的言行举止代表着公司的文化和价值,同时也要善于从对方的言谈与反应中,了解公司的优势和劣势。



2.确定选择的标准



不管对方表现如何,你都应给予对方相当的尊重,重点不是评定输赢,而是看是否有good match。首先你本人应该充分认识公司的文化、价值观、远景目标。举个例子,如果你代表谷歌面试,谷歌的文化比较随意,如果面试者来自工作氛围相对严谨的欧洲,那么他有可能会发现不是很match。或者虽然公司的员工穿着很休闲,但加班很多,那对一个习惯固定上下班的人同样也不是很适合。这些情况都需要提前了解,以便看看对方是否match。



3.充分的准备工作



自己的准备工作包括认识自己,认识你的团队,认识你的行业,认识你和竞争者的不同点。比如,如果你所在的公司在这个行业所占份额排名第三,那么公司有什么计划来超越前两名的公司,以争取最大份额?对此,你要有清醒的认识。



4.形象大使的个人管理



跟被面试者一样,对自己形象大使的角色也需要一些准备工作:态度、穿着、给对方的第一感觉,这些是否让面试者舒服,等等,这都是个人管理的范畴。面试当天需要准备一些资料,例如公司的宣传材料,以及将要询问对方的问题,如果面试进行到一半,你离开去找资料,会让对方觉得你很不专业。因为你是整个面试过程的控制者,所以你要准时到场,准时结束,不干扰对方的时间安排。





第29节:Chapter 8 面试礼仪(3)





5.跟进



这一点很重要,做不到或者做不好非常容易前功尽弃。面试后无非两个结果,录取或不录取。作为麻省理工学院的面试官,每次面试后我都花大量的时间做跟进工作,因为我将自己视为该学校的大使,注意维护它的形象。对没有被录取的人,我一定会提到:我们很喜欢你的背景,你真是一个很优秀的人,但是现在我们觉得还不合适,希望我们保持联络,以后有机会再合作。因为有时候你想要录取的人拒绝了你,那你还需要再找其他之前被拒绝的人来填补这个空缺。第二个可能性,就是你被录取了,但不知如何抉择。曾有一个学生,已经被麻省理工学院录取了,但他还在麻省、哈佛和斯坦福之间犹豫不决。我不会用批评其他学校的方法来吸引他,我的方法是介绍他认识一些在麻省读书的学生或老师,让他了解麻省学生真实的学习和生活情况。同样的,在招聘中,面试者可以介绍公司的在职员工跟被面试者认识,欢迎他来吃一顿饭,一起来探讨一些很令人兴奋的项目,越多的公司工作人员和他联系,越会使对方觉得被欢迎。在我面试的经验中,有一些学生决定来麻省而不去哈佛时,就是因为他们觉得在这里更受欢迎。当我们作为面试官,认清自己作为本公司或机构的大使角色时,就不会浪费我们以及他人的时间。



本章总结



面试是一个双行道的过程,是找good match的过程,而不是输赢的过程。



被面试者应该在面试以前就作好了认识公司和自己的准备工作,而且对面试的过程做了相当全面的准备。



面试者不是审判者,而是代表公司的大使。不管对方有没有被录取,面试者的主要目的是为公司做一个最好的代表和大使。养成新习惯



找一个你喜欢的公司,在网上做一些背景调查,假装你要去那个公司面试。准备2~3个问题给面试者。



要是有机会面试别人,练习如何通知一位面试者他未被录用的消息。





第30节:Chapter 9 办公室礼仪(1)





Chapter 9



办公室礼仪



天堂和地狱的描绘



我记得在公司的外出集体活动中,公司CEO给我们讲了一个故事,至今让我记忆犹新。故事讲的是一个人死后,遇到一位天使,天使邀请他去参观天堂和地狱。天使先带他去了地狱,那是一个大屋子,屋子里每个人都倚墙而坐,房间中间放着一张很大的餐桌,上面堆满了丰盛可口至极的美食。然而,在每个人和桌上的美食之间都有一道无法逾越的障碍。虽然人人手中都握有一把长度足够够到每种美食的汤匙。然而,因为匙柄过长,无法将食物送到自己口中,每个人都深受饥饿的折磨。看到这一景象,此人心情沮丧,要求天使带他去看看天堂。天使带他到了另一个房间,这个房间和前一个无异,餐桌上摆放着同样的美食,周围是倚壁而坐的人们,他困惑地问天使,这就是所谓的天堂吗?天使告诉他,这就是真正的天堂,如果他观察得够仔细,就能看出区别所在。这时,他终于观察到了关键性的差异:每个人都愉悦平和地用汤勺舀起对方想吃的食物送到他的嘴里,每个人都能吃上合口的佳肴。这就是他要去的天堂。天堂和地狱的真正差别原来在于是否有团队协作。



有人觉得礼仪是一个对外而不是对内的工作,这是一个错误的观念。所谓做人与做事并举方能成功,如果一个人和同事的人际关系处理得当,那么在办公室这样一个占据人们大部分有效时间的地方,这个人在一定程度上就是成功了。每个人都要在这个充满一触即发的关系、反复无常的脾气、不可预知的敏感雷区里把握航向,在工作环境中遵守正确的办公室礼仪,能让工作变成享受,而不是受压力和焦虑的支配。



办公室的礼仪可以分为两个部分:人与机器的礼仪和人与人的礼仪。首先我们讨论比较容易处理的人与机器的礼仪。



人与机器的礼仪



1.在办公室也要有一个公德心的概念。比如休息室里常常会有一些不替别人考虑的人,热饭时搞得到处都很脏,饭盒放在水池,有的人把东西放在冰箱里很久也没有清理,这些都是比较自私的行为。



2.公共场所最大的原则是为下一个人的使用考虑,例如带饭时尽量不带咸鱼、酸菜等味道重的食物。



3.能够了解一个人如何对待他所在的公司,洗手间是一个很好的反映。有的公司外面装潢得很好,但进去后废纸满地,又乱又臭。如果你是一个访客,那你会怎么想?下一次还愿再来吗?



4.有一些公共用具,比如复印机、打印机,也是很好表现你礼仪如何的地方。比如你在复印一个100页的文件,而后面有个人需要复印1页的东西,那可不可以让他先印,或者跟他讲你可能需要30分钟,让他之后再来。这样不会浪费他人的时间。



5.有些人当看到别人留在机器上的原件,会去阅读甚至窥视,这是一个侵犯别人隐私的行为。我们要尽量互相保护公司每一位人员的隐私。



6.不同的公司对于传真机、复印机或文具的使用有不同的规定,这些都应该遵守。如果你需要拿公司的机器私用,需要询问该如何付费。



人与人的礼仪



处理你和别人的关系,比较难掌握,但也是对你的工作影响比较大的方面。下面我就以我的一个工作经历来展示一下工作关系处理不好,对自己的工作影响有多大。



在我早期的工作生涯中,我曾在一个与自己的老板——公司全球市场销售副总裁——有染的女上司手下工作。然而,刚开始我对此一无所知,当我需要其他部门协助时,没人愿意伸出友谊的橄榄枝,助我一臂之力。因此,我在工作中接连受挫,毫无所获。作为市场沟通经理,我的主要职责是与软件开发工程师商讨技术改进之道,以期与我们的竞争对手、此技术的市场领军者——微软的水平不分伯仲。信息提供人员在提供给我所需的关键性信息上毫无助益,因此,我就无法提炼出任何销售数据、分析策略;也无法筹划任何渠道,帮助我们的销售团队保持信息灵通、具有竞争力。我的直接上司总在商务旅行,留下我不知所措,一筹莫展。一度我靠上网看笑话来打发无聊的日子。直到我接到另一家公司的offer,原来公司的一些真相才浮出水面,我才知道那位女上司三年内连升八级,薪水涨了五次,这种不合常规的提拔使她完全不能胜任自己的工作,也挫败了其他人的积极性。最后,她的老板不得不雇用“能人”帮她解困,维持常态。这成为了一个公开的秘密,因此,没人愿意帮助那些像我那样为她工作的“能人”。在我离开公司后不久,我的这位上司和她的老板均被辞退,她所负责的部门也因接连无法实现销售目标,而被低价出售给其他公司。在本例中,不能正确处理好公司内部的关系虽然不会直接影响产品的质量——我们的产品确实比微软的还要好;但是,它却导致了公司的衰败,最后它的旗舰产品在市场里销声匿迹。



和谐的同事关系是办公室礼仪的明智之举,不仅能提高生产力,而且还能鼓舞士气,从而减少了人员流动性和由此带来的再培训以及工作流程中断的成本?培养和谐的同事关系要遵循以下原则:



注意礼貌用语:如友好的打招呼,使用敬语,以及通用诸如“请”、“谢谢”、“对不起”等礼貌性用语。



1.谈话的艺术:要注意引导话题的方向,避免谈论过于隐私的话题,打压或者取笑他人特别是老板的话题,也不要以他人的阴影来衬托自己的光辉,更不要开黄色的玩笑。工作时间的交谈,要有对时间的敏感度,假如打断别人的工作,要留意对方的反应。如果半途有人加入谈话,要留心容纳新来者。



2.老板和下属的关系原则:相互尊敬,适可而止。



3.噪音和气味控制:在当今敞开式的公共办公环境中,为避免分散他人工作中的注意力,要注意噪音控制,避免大声说话、电脑音量过大、隔着挡板朝同事大嚷、咀嚼声音等。气味控制的原则也适用于办公室,谨慎避免身体异味、香水过浓、脱鞋显脚气、烟味、气味刺激的食品。



4.冲突处理原则:解决冲突的终极目标是寻求和解而非报复。要以任务为导向,而非计较私人恩怨。最好留有书面交流的记录或者支持性的文件,以便将注意力引导到事实而非个人感情和动机取向上。在我们东方式的内敛文化中,习惯不公开冲突,保留异议。因此,有时需要找到中间人来帮助解决冲突。这时,人力资源部门就有了作为,因为,你不能总让繁忙的老板来解决这个问题吧。